contact
Visueel management en obeya: Sleutels tot succesvolle strategie executie

Visueel management en obeya: Sleutels tot succesvolle strategie executie

organisatie ontwikkeling, strategie executie

In een steeds complexere en dynamischere omgeving is effectieve communicatie cruciaal voor het realiseren van strategische doelen. Twee krachtige hulpmiddelen die hierbij kunnen helpen zijn visueel management en de Obeya-methode.

In dit artikel duiken we dieper in op hoe deze methodes bijdragen aan het verbeteren van de communicatie en samenwerking, en wat maakt dat ze essentieel zijn bij strategie-executie. 

 1. wat is visueel management?

Met visueel management wordt informatie op een visueel duidelijke manier weergegeven, zodat iedereen in de organisatie direct inzicht heeft in de voortgang, knelpunten en prioriteiten. Denk aan dashboards, projectplaten en fysieke borden die actuele prestatie-indicatoren en actiepunten weergeven. 

Belangrijkste voordelen: 

  • Transparantie: Iedereen ziet dezelfde informatie, wat zorgt voor duidelijkheid. 
  • Snelheid van besluitvorming: Visualisaties helpen sneller inzicht te krijgen, waardoor  effectiever en sneller beslissingen kunnen worden genomen.
  • Eigenaarschap en verantwoordelijkheid: Mensen voelen zich meer betrokken bij de strategie doordat de voortgang continu zichtbaar is. 

2. de rol van Obeya bij strategie executie

De Obeya is letterlijk vertaald uit het Japans als “grote kamer”. Het is een fysieke ruimte waarin visuele tools worden geïntegreerd om de strategie, voortgang en problemen op één centrale plek weer te geven. Deze ruimte fungeert als het zenuwcentrum of wel cockpit van de organisatie.  

Voordelen van een Obeya: 

  • Eén centrale plek voor strategische focus: Het maakt het mogelijk om zowel de lange- als kortetermijndoelstellingen in één oogopslag te zien. 
  • Snelle escalatie bij problemen: Omdat alles visueel inzichtelijk is, kunnen problemen sneller worden gedetecteerd en opgelost. 
  • Verhoogde samenwerking: In een Obeya komen verschillende afdelingen samen om te overleggen en beslissingen te nemen, wat silo’s doorbreekt. 

3. waarom zijn visueel management en Obeya effectief voor managementteams? 

In de snelheid van vandaag de dag is het eenvoudig om verstrikt te raken in de details van de dagelijkse operatie. Visueel management en Obeya helpen managementteams om de grote lijnen te blijven zien zonder belangrijke details te missen. Door continu inzicht te bieden in strategische prioriteiten en KPI’s, kunnen managementteams beter bijsturen en anticiperen op veranderingen.  

Concrete voordelen voor managementteams: 

  • Betere afstemming: Door de gezamenlijke visuele aanpak begrijpen alle MT leden de strategische richting en hun rol hierin beter. 
  • Snellere feedbackloops: Problemen of successen worden sneller geïdentificeerd, wat bijdraagt aan een cultuur van continu verbeteren. 
  • Duidelijke verantwoordelijkheden: Doordat iedereen de voortgang ziet, ontstaat er meer verantwoordelijkheidsgevoel en eigenaarschap binnen het team. 

4. implementatie: hoe begin je? 

Om visueel management en Obeya effectief te implementeren, moet er eerst een cultuur van transparantie en samenwerking worden gecreëerd. Dit zijn enkele stappen: 

  1. Start klein: Begin met eenvoudige visuele tools zoals dashboards en whiteboards. 
  2. Kies een strategische focus: Identificeer eerst de belangrijkste KPI’s of doelen die je wilt volgen. 
  3. Betrek alle lagen van de organisatie: Een Obeya werkt alleen als alle relevante teams en afdelingen betrokken zijn bij de voortgang en besluitvorming. 
  4. Regelmatige check-ins: Zorg voor terugkerende bijeenkomsten in de Obeya-ruimte waarin voortgang wordt besproken en nieuwe beslissingen worden genomen. 

conclusie

Visueel management en Obeya zijn krachtige hulpmiddelen voor directies en managementteams om strategie-executie te optimaliseren. Door complexe informatie visueel en centraal beschikbaar te maken, kunnen teams sneller handelen, problemen oplossen en ervoor zorgen dat de strategische doelen daadwerkelijk worden gerealiseerd. 

Kortom, het zijn ideale methoden om het werken ín én áán de organisatie slim met elkaar te combineren.


 

meer weten?

Wij begeleiden organisaties bij strategie executie tot ze het zelf kunnen. We geven dus niet alleen advies, we begeleiden MT’s om hierin zelfredzaam te worden. Omdat iedere organisatie anders is, gaan we eerst in gesprek om te inventariseren waar jullie behoefte precies ligt. 

Weten wat wij voor jouw team of organisatie kunnen betekenen? Neem vrijblijvend contact met ons op.

 

contact

Maak je organisatie klaar voor de toekomst: Investeer in wendbaarheid

Maak je organisatie klaar voor de toekomst: Investeer in wendbaarheid

organisatie ontwikkeling, strategie executie

Een organisatie runnen voelt soms als het zeilen op een woeste zee, waar je de golven die komen en gaan moet zien te trotseren. Het succes van een bedrijf in deze dynamische omgeving wordt niet alleen bepaald door de uitgestippelde strategie, maar ook door de behendigheid waarmee jullie kunnen inspelen op onverwachte wendingen. In deze blog duiken we dieper in op het cruciale belang van flexibiliteit bij strategie executie. 

wat is wendbaarheid nu precies?

Laten we beginnen met het inzicht dat strategie geen vaststaand document is. Ok, het geeft duidelijk richting en zorgt voor focus, maar het kan zomaar zijn dat er buiten dingen gebeuren waar je op moet anticiperen. Of er gebeuren intern zaken die ervoor zorgen dat je even moet bij- of afschakelen in de executie van jullie strategie. Kortom, je wilt je als organisatie snel kunnen aanpassen aan de veranderende omgeving, ook wel een wendbare organisatie genoemd. Eerder schreven wij een blog over het bouwen van jullie eigen (nieuwe) way of working.

waarom is wendbaarheid zo belangrijk?

Er zijn tal van redenen waarom wendbaarheid essentieel is voor succesvolle strategie executie:

  • Verhoogt de kans op succes. Organisaties die wendbaar zijn, kunnen zich sneller aanpassen aan nieuwe kansen en bedreigingen. Dit vergroot de kans op succes in de lange termijn.
  • Verbetert de motivatie van medewerkers. Medewerkers die in een wendbare organisatie werken, voelen zich meer betrokken en gemotiveerd. Ze hebben immers meer autonomie en kunnen hun creativiteit en inbreng kwijt.
  • Vermindert de risico’s. Onverwachte gebeurtenissen kunnen grote schade toebrengen aan organisaties die niet wendbaar zijn. Door wendbaar te zijn, beperk je de risico’s en ben je beter voorbereid op tegenslagen.

hoe maak je je organisatie wendbaar?

Routines, rituelen, ritme en regelmaat vormen namelijk de sleutel voor het inregelen van flexibiliteit in je organisatie in combinatie met strategie executie. De waan van de dag zorgt ervoor dat je als managementteam vaak bezig bent met het blussen van brandjes en het oplossen van issues die gedurende de week voorbijkomen. Het werken aan de strategische plannen verschuift hierdoor sneller naar de achtergrond. Het is daarom aan te raden om een ritme te kiezen waarin jullie met elkaar de voortgang van jullie strategische plannen monitoren. Het helpt enorm om deze momenten in een vast ritme met regelmaat te laten plaatsvinden. De frequentie van een kwartaal is een prima werkend ritme, zo leert de ervaring. De kwartaalmeetings voor het gehele jaar inplannen in de agenda’s vormt zo een stok achter de deur.

En vergeet niet om dit kwartaal ritme te gebruiken voor de communicatie van en naar jullie mensen. Organiseer kwartaalbijeenkomsten waarin de voortgang van jullie plan wordt gedeeld, je mensen het podium krijgen om te vertellen wat ze hebben opgeleverd in relatie tot jullie strategische plan en zo samen successen te vieren.

We schreven eerder een blog over Routines, rituelen, ritme en regelmaat: de 3 R-en voor succesvolle managementteams.

welke elementen zijn belangrijk voor een  wendbare organisatie?

Er zijn verschillende elementen belangrijk om jouw organisatie wendbaarder te maken:

  • Creëer een cultuur van leren en experimenteren. Fouten maken mag, zolang je ervan leert.
  • Stimuleer openheid en communicatie. Zorg ervoor dat medewerkers informatie delen en elkaar helpen.
  • Investeer in technologie. Technologie kan je helpen om sneller te reageren op veranderingen.
  • Maak gebruik van flexibele werkmodellen. Flexibele werkmodellen, zoals telewerken, kunnen medewerkers meer autonomie geven en de productiviteit verhogen.

meer weten?

Wendbaarheid is een cruciale factor voor succesvolle strategie executie. In de dynamische wereld van vandaag is het belangrijker dan ooit om flexibel te zijn en te kunnen inspelen op veranderingen. Door te investeren in wendbaarheid, kun je jouw organisatie klaarstomen voor de toekomst.

Wil je meer weten over hoe je jouw organisatie wendbaarder kunt maken?
Neem vrijblijvend contact met ons op. 

contact

hoe maak je jouw organisatie wendbaarder?

Er zijn verschillende stappen die je kunt nemen om jouw organisatie wendbaarder te maken:

  • Creëer een cultuur van leren en experimenteren. Fouten maken mag, zolang je ervan leert.
  • Stimuleer openheid en communicatie. Zorg ervoor dat medewerkers informatie delen en elkaar helpen.
  • Investeer in technologie. Technologie kan je helpen om sneller te reageren op veranderingen.
  • Maak gebruik van flexibele werkmodellen. Flexibele werkmodellen, zoals telewerken, kunnen medewerkers meer autonomie geven en de productiviteit verhogen.

meer weten?

Wendbaarheid is een cruciale factor voor succesvolle strategie executie. In de dynamische wereld van vandaag is het belangrijker dan ooit om flexibel te zijn en te kunnen inspelen op veranderingen. Door te investeren in wendbaarheid, kun je jouw organisatie klaarstomen voor de toekomst.

Wil je meer weten over hoe je jouw organisatie wendbaarder kunt maken?
Neem vrijblijvend contact met ons op. 

contact

Elkaar leren aanspreken met de UBAA methode

Elkaar leren aanspreken met de UBAA methode

leiderschap, organisatie ontwikkeling

Het aanspreken van mensen is iets wat als lastig wordt ervaren. In veel samenwerkingen ontbreekt het aan duidelijke afspraken op basis waarvan je elkaar kunt aanspreken.

In deze blog neem ik je mee in dit onderwerp en de UBAA methode zodat elkaar aanspreken gemakkelijker wordt.

Wat zien we in de praktijk?

Jij hebt net als ik al met veel verschillende mensen en teams mogen samenwerken. Wanneer ik hierop terugkijk dan zijn me de volgende dingen opgevallen in samenwerkingen:

  • Mensen lopen soms langere tijd rond met onderwerpen die niet worden besproken met elkaar
  • Er wordt wel over elkaar maar niet met elkaar gepraat
  • De interne communicatie kent veel open eindjes en is vrijblijvend te noemen
  • Het ontbreekt aan duidelijke afspraken 
  • Als er afspraken zijn gemaakt dan worden en deze worden niet nagekomen dan worden mensen hierop niet aangesproken
  • Teamleden houden elkaar aan het lijntje door toezeggingen te doen die niet worden nagekomen
  • Verwachtingen van elkaar worden onvoldoende uitgesproken
  • Teamleden die het oneens zijn met de leiding spreken zich hierover niet of nauwelijks uit
  • Werkoverleggen worden als niet effectief ervaren en overleggen kennen geen concrete vervolgstappen

Ongetwijfeld herken je één of meerdere van bovenstaande punten in jouw werkomgeving? De grote vraag is, hoe los je dit effectief met elkaar op? Wat maakt dat de situatie is zoals ‘ie’ is? Welke redenen of oorzaken liggen hieraan ten grondslag? En belangrijker nog, wat verwachten we van elkaar?

Wat is de UBAA methode?

De UBAA methode staat voor: Uitspreken > Bespreken > Afspreken > Aanspreken.

Het helpt jullie als team om inzicht te krijgen in onderlinge verwachtingen, om situaties bespreekbaar te maken, concreet te maken op welke manier jullie met elkaar willen samenwerken en elkaar aan te spreken op het moment dat dit niet gaat op de manier zoals je met elkaar hebt afgesproken. 

De 4 stappen van de UBAA Methode onder elkaar:

  1. Uitspreken: Spreek uit wat je van de ander verwacht 
  2. Bespreken: Het onderwerp is bespreekbaar en een dialoog kan plaatsvinden
  3. Afspreken: Vanuit de dialoog tot nieuwe afspraken komen
  4. Aanspreken: Mocht het nodig zijn, kun je elkaar daar vervolgens op aanspreken

 

Hoe ga je hier mee aan de slag?

Met behulp van verschillende werkvormen kun je met je team aan de slag met deze methode. Het doel is om zo samen te komen tot afspraken over hoe jullie met elkaar om willen gaan. Een belangrijk onderdeel van jullie way of working, ofwel jullie ‘zo-werken-wij’ afspraken. Zie ook: Samen bouwen aan jullie (nieuwe) way of working. 

Soms kan het handig zijn om een begeleider van buiten te vragen voor de procesbegeleiding. Dit kan zowel iemand zijn buiten jullie eigen team en binnen jullie organisatie als iemand van buiten jullie organisatie. Zo kunnen jullie je als team richten op de inhoud en kun jij als manager zelf ook deelnemen aan de gesprekken.

 

Meer weten?

Wil jij met jouw team hiermee aan de slag en gun jij jouw team deze ontwikkeling? Neem dan contact met me op.

Ik heb verschillende teams en organisaties mogen begeleiden in hun ontwikkeling. Ieder ontwikkelvraagstuk is uniek, ofwel afhankelijk van de context van jouw team/organisatie. Daarom ga ik graag met je in gesprek om te inventariseren wat nodig is om jouw team verder te ontwikkelen.   

Weten wat ik voor jouw organisatie of team kan betekenen? Neem vrijblijvend contact met me op.
contact

“Samenwerking verbeteren door elkaar aan te leren spreken!”

– context consultancy –

Ontwikkel jezelf van manager naar leider [6 tips]

Ontwikkel jezelf van manager naar leider [6 tips]

leiderschap, organisatie ontwikkeling

Jezelf ontwikkelen van manager of baas naar leider? En hiermee een voorbeeld zijn voor anderen? 

In deze blog ontvang je zes tips die jou helpen groeien naar een inspirerend leider waar mensen blij van worden. 

tip 1: wees een voorbeeld voor anderen

Als leider heb je een voorbeeldrol voor anderen. Ofwel jij laat als leider zien hoe het hoort. De wijze waarop jij keuzes maakt, waarop je spreekt en hoe je met anderen omgaat, bepalen de mate van waarin anderen jouw zien als voorbeeld. Behandel jij de schoonmaker binnen jouw organisatie hetzelfde als de CEO van jouw potentiële klant? Wees jezelf dus bewust van hoe jij omgaat met anderen. Anderen bepalen immers of jij een rolmodel bent of niet.

tip 2: weet wat er speelt

Zorg dat je zichtbaar en aanwezig bent op de werkvloer. Om ervoor te zorgen dat mensen je (gaan) zien als leider, is het belangrijk om te weten wat mensen bezighoud en dat je begrijpt wat er zich op de werkvloer daadwerkelijk afspeelt.

Is de afstand tussen jou en de mensen op de vloer groter doordat er verschillende managementlagen tussen zitten? Loop dan regelmatig een dag mee op de werkvloer om te zien wat er echt gebeurd en op te halen waar verbeter-potentieel zit. Lees ook: Weg met traditioneel leiderschap.

tip 3: inspireer anderen

Dat directief leiderschap niet meer van deze tijd, dat weten we inmiddels allemaal wel. Het opleggen van taken werkt niet. Het is wel jouw taak als leidinggevende om ervoor te zorgen dat jouw mensen doen wat er van ze verwacht wordt. En je bent (eind-) verantwoordelijk dat zij hun taken goed uitvoeren.

Als leider is het belangrijk om te kijken hoe je anderen kunt inspireren. Kijk naar de talenten van mensen. Waar zit verborgen potentieel en wat willen mensen zelf graag leren. Geef mensen taken waarvan ze kunnen leren of waarmee bijvoorbeeld het zelfvertrouwen kan worden vergroot. Naast talenten kijk je ook naar wat mensen belangrijk vinden, ofwel wat hun drijfveren zijn.

Leer mensen echt kennen, weet welke talenten ze hebben en wat ze belangrijk vinden. Kijk hierbij naar hoe jij als leider de ander kunt helpen in plaats van wat het jou oplevert als leider.

 

tip 4: durf om hulp te vragen 

Om hulp vragen is voor veel leiders toch nog best een uitdaging. Waarschijnlijk denk je, ik doe het zelf wel even, dan is het snel klaar en weet ik zeker dat het goed is. Dat zal best waar zijn, alleen ontneem je de ander de kans om bepaalde taken zichzelf eigen te maken. En jij hoeft als leider niet altijd alles zelf te weten. Weet dus bij wie je terecht kunt voor bepaalde vragen, zet je mensen in hun kracht en laat ook hen groeien. Zie ook de vorige tip (tip 3).

Daarbij begrijpen leiders maar al te goed dat ze hun rol niet kunnen uitoefenen zonder hulp van buitenaf. Wees kwetsbaar en stel die hulpvraag! Om hulp vragen maakt jou juist sterker en een rolmodel.  

 

 

tip 5: teveel vrijheid versus te weinig ruimte  

Geef ruimte maar niet teveel vrijheid. Geef ruimte om zelfstandig te werken en vertrouw op de kennis en ervaring van jouw mensen. Geef ze daarnaast ook persoonlijke aandacht en waardering voor wat ze doen. Hiermee groeit de loyaliteit. De keerzijde is dat je ook moet ingrijpen wanneer uitgesproken verwachtingen niet worden waargemaakt. Of wanneer er sprake is van gedrag dat niet past bij jullie waarden en normen. Lees ook: Leiderschap: om deze zes valkuilen vertrekken medewerkers (kvk.nl)

 

tip 6: accepteer: niet iedereen vind jou aardig   

Niet iedereen vind jou als leider leuk of aardig. Het is de kunst om dat te accepteren. Het gaat er immers om dat anderen je respecteren, ook wanneer ze het niet eens zijn met jouw beslissing en standpunten.

Waarschijnlijk herken je in jouw organisatie ook mensen die het nooit eens zijn met jouw beslissingen. Een echte leider laat zich hier niet door afleiden, zij accepteren de ander toch, of dit nu wel of niet wederzijds is. Lees ook: Welk leiderschap past het beste in verandertrajecten?

kortom, een inspirerend leider..  

blijft dichtbij zichzelf, is duidelijk en stelt zich kwetsbaar op wanneer de situatie hierom vraagt.

ben jij startend leidinggevende? 

Ben jij net gestart als leidinggevende en benieuwd naar hoe ik dit heb ervaren?
In deze blog lees je welke belangrijkste lessen ik heb geleerd en welke rollen belangrijk zijn als (startend) leidinggevende.

meer weten?

Wil jij jezelf of jouw mensen ontwikkelen van manager naar leider?
Ik ga graag met je in gesprek om de ontwikkelbehoefte scherp te krijgen om zo de gewenste ontwikkeling te realiseren. Neem gerust contact met me op voor meer informatie.

contact

 

 

Bronnen:

“Management is doing things right; leadership is doing
the right things!”

– context consultancy –

Zinvol vergaderen, hoe doe je dat? [8 tips]

Zinvol vergaderen, hoe doe je dat? [8 tips]

organisatie ontwikkeling

contact
Herken je dat? Vergaderingen waarin iedereen over alles meepraat, maar niet zegt wat hij of zij echt denkt. Een voorzitter die niet de leiding pakt, de vergadering die keer op keer uitloopt en mensen die onvoorbereid aansluiten omdat het simpelweg moet en het doel van de vergadering niet helder is.

Dit soort vergaderingen zijn een bron van frustratie en chaos op de werkvloer en kost Nederland jaarlijks zo’n 60 miljard euro, bleek uit een eerder onderzoek. Dit bedrag gaat naast de vergaderingen zelf ook over de reistijd en de nodige voorbereidingen. Dit resulteert erin dat we gemiddeld één dag per week kwijt zijn aan vergaderen. Bij veel organisaties, waaronder gemeenten, ligt het aantal vergaderdagen nog een stuk hoger.

Uit onderzoek van MT/Sprout blijkt het volgende:

  • 96% van de mensen slaat wel eens een vergadering over
  • 73% doet regelmatig iets anders tijdens een vergadering
  • 47% vindt het aantal vergaderingen frustrerend
  • 45% ziet vergaderingen als grote tijdsverspilling

Merk jij ook dat er in jouw organisatie veel tijd en geld wordt verspild aan vergaderen? We willen allemaal zo effectief en efficiënt mogelijk vergaderen, toch?

In deze blog neem ik je mee in zinvol vergaderen en ontvang je 8 tips die je kunt toepassen in jouw eigen organisatie zodat vergaderen weer leuk en nuttig wordt én mensen mee willen blijven doen.

tip 1: kijk vooruit

In veel vergaderingen wordt vooral teruggekeken, terwijl het veel waardevoller is om vooruit te kijken. Besteed daarom maximaal 20 procent van het overleg aan terugkijken en 80 procent aan vooruitkijken. Zo voorkom je dat we vooral praten over ieders associaties en dat creëert veelal geen positieve vibe. Leg de focus op wat er komen gaat en wie wat gaat oppakken en welke successen en impact jullie samen willen maken. Maak concrete afspraken over wat jullie gaan opleveren in de vorm van output (ook wel deliverables genoemd). Maak helder hoe deze output eruit moet komen te zien zodat het voor iedereen duidelijk is waar jullie de komende periode aan werken.

tip 2: ga niet teveel informeren

Onderwerpen die gaan over het informeren van mensen kunnen ook prima gedeeld worden via online communicatiemiddelen zoals via posts in MS Teams, het intranet of via mail. Zo voorkom je dat een vergadering bestaat uit alleen maar zenden van informatie. In de praktijk zien we vaak dat de leidinggevende de voorzitter is. Dit is niet altijd de beste keuze. Zie ook tip 6 voor roulerend voorzitterschap.

tip 3: breng het vergaderproces in kaart

Bepaal een structuur en houd je hieraan. Met structuur bedoelen we de manier van vergaderen en de wijze waarop jullie agendapunten verzamelen en acties en of besluiten vastleggen. Bepaal wat voor jullie vergadering het beste werkt. Ervaring leert dat het eigenlijk niet veel uitmaakt welk middel je kiest, het gaat er vooral om dat iedereen zich voorbereid en dat jullie de voorbereiding snel kunnen terugvinden. Stop met notuleren, mocht je dit nog doen. Start met het actie- en besluitenlijst en een verbeterbord. Zorg dat iedereen op tijd is. Het kan helpen om de vergadering niet op het (half) uur te plannen, maar vijf minuten over het (half) uur, zodat iedereen tijd heeft om te wisselen tussen meetings. Dit is zowel bij digitale als fysieke meetings beide aan te raden.

tip 4: bepaal het vergaderritme 

Een andere relevant punt is het bepalen van een passend vergaderritme. Teams waarin op dagelijkse basis afstemming nodig is over bijvoorbeeld de taakverdeling zijn gebaat bij een dagstart. Teams met taken met een langere doorlooptijd kunnen beter uit te voeten met een vergaderritme op weekbasis. Daar waar het gaat over het werken aan jullie jaarplan activiteiten kan een kwartaalritme heel goed passen. Het helpt om dit ritme per jaar in te plannen zodat deze tijd gereserveerd is bij de deelnemers. Plan voor jezelf altijd voorbereidingstijd in, ook wanneer je niet de voorzitter van het overleg bent. Een goede voorbereiding – door alle deelnemers – zorgt voor focus tijdens de vergadering, de gewenste output, tevreden deelnemers en mogelijk ook tijdswinst!

tip 5: zorg voor de juiste deelnemers 

In veel vergaderingen worden onderwerpen besproken die voor de meeste deelnemers niet relevant zijn. Een vergadering die bestaat uit meer dan 10 deelnemers is al snel niet meer effectief. Een te grote groep zorgt dat mensen sneller worden afgeleid en resulteert in een lagere betrokkenheid. Ga op basis van het doel van de vergadering na wie erbij moeten zijn en nodig alleen die mensen uit. Of laat deelnemers op basis van de agenda zelf bepalen welk gedeelte van de vergadering ze bijwonen.

tip 6: introduceer roulerend voorzitterschap

Door elke maand van voorzitter te wisselen komen alle deelnemers een keer aan de beurt. De voorzitter zorgt voor het voorbereiden van de agenda en brengt focus aan in de te bespreken onderwerpen. Veel vergaderingen kunnen een stuk korter wanneer je ervoor zorgt dat alleen de belangrijkste punten worden besproken. Het afwisselen zorgt voor meer effectiviteit van je vergaderingen.

tip 7: creëer een veilige setting 

Kunnen mensen zichzelf zijn in jullie vergadering? Durft iedereen zich uit te spreken? Wordt hetgeen wat zich onder water afspeelt, uitgesproken? Dit is in veel teams helaas niet vanzelfsprekend. Vaak zijn dezelfde mensen aan het woord en laten introverte mensen zich overschaduwen door de extraverte mensen. Een voorwaarde voor succesvolle teams en goede samenwerking is veiligheid. Is veiligheid een thema in jouw team? Maak dit een onderwerp tijdens een teamdag. Zie ook: Hoe maak je een heidag tot een succes? [8 tips].

tip 8: doe een check-in 

De check-in, een moment waarop alle deelnemers bij de start van de vergadering inchecken. Deelnemers stellen zichzelf de vraag: Zijn er belemmeringen die ervoor zorgen dat ik niet met de juiste aandacht de vergadering kan bijwonen, of belemmeringen die ervoor zorgen dat ik mijn werk vandaag of deze week minder goed kan doen? Deelnemers delen tijdens de check-in kort wat relevant is voor collega’s om te weten, zodat het team hier rekening mee kan houden in het verdelen van het werk ofwel het overnemen van taken. Een check-in werkt alleen als deze effectief wordt ingezet en mensen zich vertrouwd voelen om zich uit te spreken als dat nodig is.  

meer weten?

Hulp nodig bij het toepassen van deze tips?

Er zijn veel manieren om deze tips toe te passen op jullie vergaderingen. Ga niet alles tegelijk aanpakken. Het is belangrijk om te kiezen wat goed voelt en bij jullie organisatie past.

Ik heb verschillende teams mogen begeleiden hierbij. Van het effectiever en efficiënter maken van specifieke vergaderingen tot het ontwikkelen en uitrollen van een nieuwe overlegstructuur voor een groot organisatieonderdeel. Een van de doelen hierbij was om de overlegstructuur uit te lijnen op andere organisatieonderdelen en zo op de juiste momenten aan de juiste tafels gesprekspartner te zijn. Lees hier meer over deze case.

Het (her-)inrichten van een vergaderproces is altijd maatwerk. Daarom bespreek ik graag met jullie wat nodig is om jullie vergaderingen weer tot een succes te maken. Neem gerust contact met me op voor meer informatie.

contact
Bronnen:
– De Volkskrant
– MT Sprout

“Maak(t) vergaderingen zinvol!”

– context consultancy –

Hoe maak je een heidag tot een succes? [8 tips]

Hoe maak je een heidag tot een succes? [8 tips]

leiderschap, organisatie ontwikkeling, procesbegeleiding, strategie executie

Een of twee keer per jaar een heidag of heisessie organiseren is iets wat veel organisaties doen. Even weg uit de waan van de dag en met elkaar gericht werken aan één of meerdere onderwerpen. 

Onderwerpen die tijdens heidagen centraal kunnen staan zijn:  

  • Gezamenlijke ambitie bepalen
  • Jaarplan maken of herijken
  • Elkaar beter leren begrijpen
  • Een positieve dialoog voeren met elkaar
  • Bouwen aan een high performance team

In deze blog ontvang je een aantal tips die ervoor zorgen dat jullie heidag een succes wordt. 

tip 1: focus op één of enkele onderwerpen

Het succes van een heidag, heisessie, off-site of teamdag valt of staat met het hebben van focus. Kies daarom één of enkele onderwerpen die op deze dag centraal staan. Meer onderwerpen zorgt voor onvoldoende resultaat. Het is juist de bedoeling om het betreffende onderwerp tijdens deze dag samen te verdiepen. Je staat dus met elkaar langer stil bij een onderwerp dan in een reguliere vergadering. 

tip 2: maak de agenda van de dag vooraf bekend

Om de verwachtingen bij de deelnemers helder te krijgen, maak je vooraf bekend wat jullie gaan doen en waarop de focus ligt. Zo weet iedereen vooraf wat de gewenste output is. Uiteraard weet je vooraf niet hoe de gesprekken en discussies gaan lopen, dat is iets waarop je je niet kunt voorbereiden.

 

tip 3: een goede voorbereiding is het halve werk

Om een onderwerp te kunnen verdiepen tijdens een heidag is onderbouwing nodig. Informatie zodat iedereen zich kan inlezen in het onderwerp van de dag. Stel dat jullie aan de slag gaan met het maken van een jaarplan, dan is het handig om vooraf informatie te verzamelen die nodig is om dit plan te maken. Denk hierbij aan strategisch plan van de organisatie, cijfers en prestatie indicatoren van het afgelopen jaar etc. Zorg dat iedereen dezelfde informatie vooraf heeft ontvangen en laat ieders input meebrengen naar de heidag.    

 

tip 4: zorg voor afwisseling in het programma

Niemand wordt blij van uren achter elkaar luisteren naar één persoon of uren discussiëren over een onderwerp. Afwisseling is dus belangrijk om de aandacht van alle deelnemers vast te houden. Nodig een (externe) spreker uit die zorgt voor inspiratie en inzicht in een onderwerp. Laat dit aansluiten op het onderwerp van de dag door met een ander perspectief naar dit onderwerp te kijken. Bouw pauzes in en kies werkvormen om deelnemers te activeren en op een andere manier te komen tot de output van de dag.

 

tip 5: creër veiligheid 

Het creëren van een veilige sfeer is belangrijk zodat iedereen zich durft uit te spreken. Een prettige omgeving waarin je ongestoord in gesprek kunt gaan met elkaar helpt hierbij. Bij voorkeur een ruimte buiten het eigen kantoor/organisatie. Start de dag met het uitnodigen van iedereen om open te zijn, om te zeggen wat er gedacht of ervaren wordt en doe de uitnodiging om nieuwsgierig te zijn naar elkaar en vragen te stellen. 

 

tip 6: evalueer gedurende de dag  

Het is gebruikelijk om een heidag af te sluiten met een evaluatie over hoe het is gegaan. Evalueer ook gedurende de dag zodat je kunt inspelen op zaken die de groep belangrijk vindt. Voor of na een pauze is een goed moment om de groep te vragen naar hoe men vindt dat het gaat. Daag mensen uit om zich uit te spreken. Vaak spelen er dingen tussen collega’s die op de werkvloer onbesproken zijn gebleven. Een heidag is een uitgelezen kans om hier aandacht aan te besteden. Wanneer men zich niet uitspreekt deel dan je eigen observaties delen zodat deze dingen alsnog boven tafel komen.

tip 7: meebewegen met de energie die er is 

 Je weet van te voren niet precies hoe een heidag verloopt. Kijk dus vooral naar de energie in de groep en bepaal samen waar jullie aandacht aan willen besteden. Zeker als blijkt dat er onbesproken onderwerpen zijn en je merkt dat er energie zit op deze onderwerpen, dan is het aan te raden om deze voorrang te geven. Dit kan dus betekenen dat er andere resultaten uit de dag komen dan vooraf met elkaar bepaald.

tip 8: maak afspraken over de volgende stappen  

Ik heb regelmatig teams van een heidag terug zien komen zonder concrete afspraken. Ontzettend zonde als je het mij vraagt. Je bent immers een hele dag met elkaar op de hei geweest, hebt veel met elkaar gedeeld en besproken, alleen zijn er geen concrete afspraken gemaakt. Zorg ervoor dat je de dag afsluit met een terugblik op de dag. Sowieso handig om te doen om zo ook je achterban ofwel je teams informeren over wat jullie hebben gedaan op de hei. Daarnaast maak je afspraken over het vervolg. Wanneer jullie gesproken hebben over gedragingen, dan is het aan te raden om af te spreken hoe jullie elkaar gaan aanspreken en daar hoort ook het geven en ontvangen van complimenten bij.  

 

meer weten?

Wil je meer weten over de invulling van jullie heidag of teamsessie? Neem dan contact met me op.

Ik heb vele heidagen, teamsessies, off-site meetings, en workshops mogen begeleiden. Een heisessie is altijd maatwerk. Daarom bespreek ik graag met je wat nodig is om jullie heidag tot een succes te maken. Neem gerust contact met me op voor meer informatie.

contact

“Teamwork makes the
dream work!”

– context consultancy –