Herken je dat? Vergaderingen waarin iedereen over alles meepraat, maar niet zegt wat hij of zij echt denkt. Een voorzitter die niet de leiding pakt, de vergadering die keer op keer uitloopt en mensen die onvoorbereid aansluiten omdat het simpelweg moet en het doel van de vergadering niet helder is.

Dit soort vergaderingen zijn een bron van frustratie en chaos op de werkvloer en kost Nederland jaarlijks zo’n 60 miljard euro, bleek uit eerder onderzoek. Dit bedrag gaat naast de vergaderingen zelf ook over de reistijd en de nodige voorbereidingen. Dit resulteert erin dat we gemiddeld één dag per week kwijt zijn aan vergaderen. Bij veel organisaties, waaronder gemeenten, ligt het aantal vergaderdagen nog een stuk hoger.

Merk jij ook dat er in jouw organisatie veel tijd en geld wordt verspild aan vergaderen? We willen allemaal zo effectief en efficiënt mogelijk vergaderen, toch?

In deze blog neem ik je mee in zinvol vergaderen en ontvang je 8 tips die je kunt toepassen in jouw eigen organisatie zodat vergaderen weer leuk en nuttig wordt én mensen mee willen blijven doen.

tip 1: kijk vooruit

Herken je dat? Dat je een idee in je hoofd hebt om een probleem op te lossen? Je gaat dus snel aan de slag gaat met de oplossing, ofwel je schiet in de actiemodus. Dit gebeurd vaak. Bij het maken van een jaarplan heb je vaak projecten of acties bepaald om op te pakken. Het is dan heel verleidelijk om snel aan de slag te gaan met de dingen die volgens jou als leider nodig zijn om de klus te klaren. Herkenbaar?

De drive om snel aan de slag te gaan is mooi. De vraag is alleen of de acties die jij in je hoofd hebt als de oplossing ook de juiste acties zijn. Ik zie vaak dat niet het echte probleem wordt opgelost waardoor het probleem zich steeds opnieuw voordoet. Gevolg: Je mensen raken gefrustreerd en het probleem wordt alleen maar groter.

In deze blog vier stappen waarmee je de oorzaken van een probleem helder maakt. Deze stappen komen voort uit de ‘Kaizen’ (Lean toolbox). Kaizen is een Japanse term die staat voor continu verbeteren (Lean managementtool). Tip: doorloop deze stappen samen met je mensen, want alleen op die manier creëer je draagvlak voor de oplossingen. Oplossingen die wél werken.

1: het probleem helder krijgen

Voordat je de oorzaken kunt achterhalen van een probleem ofwel een situatie, doe je eerst een probleemanalyse. Verzamel feiten waaruit blijkt dat er daadwerkelijk sprake is van een probleem. Je bekijkt het probleem hierbij vanuit verschillende perspectieven: Vanuit de klant-, werknemers- en bedrijfsperspectief. In deze stap onderbouw je je veronderstellingen en je onderbuikgevoel met de eerste feiten. De uitkomst van deze stap is een geformuleerde probleemstelling. Voorbeeld van een probleemstelling: Waarom lukt het ons niet om de klanttevredenheid te verbeteren van X naar X?

2: de oorzaken achterhalen

Daag elkaar uit om ook bij deze stap nog niet na te denken over oplossingen. Je gaat in deze stap op zoek naar de achtergrond, het ontstaan van, of beter gezegd naar de oorzaken achter de probleemstelling. Ook bij deze stap is het cruciaal om het samen met (een aantal van) je mensen (incl. leiders) te doen. Een goede tool voor deze stap is de visgraatanalyse. Er zijn online veel voorbeelden/templates te vinden hiervoor. Laat je mensen op basis van de probleemstelling mogelijke oorzaken verzamelen op post-it’s (één oorzaak per post-it). De oorzaken cluster je vervolgens tot een aantal thema’s. Vanuit daar ga je per thema verdiepen op de achterliggende oorzaken. Hier kun je de vijf x waarom vraag goed op loslaten. Door de waarom vraag vaker achter elkaar te stellen, achterhaal je de grondoorzaken achter het probleem/ de situatie.

3: oplossingen bedenken

Nu je de grondoorzaken hebt achterhaald, is het aan te raden om met dezelfde mensen oplossingen te bedenken voor de verschillende oorzaken. Dit kunnen grote en kleine oplossingen zijn. Bepaal vervolgens samen met welke oplossingen jullie aan de slag willen gaan. Acties die binnen de eigen invloedssfeer liggen kun je waarschijnlijk snel oppakken. Acties waarbij je andere mensen nodig hebt kosten mogelijk meer tijd. Het is aan te raden om de haalbaarheid per oplossing/actie in kaart te brengen. Zo maak je samen een plan dat zowel ambitieus als realistisch is.  

4: aan de slag met de oplossingen

Nu is het tijd om wél in de actie te komen en aan de slag te gaan met de uitvoering van de oplossingen. Volg met elkaar de voortgang van het plan wat je in stap 3 hebt opgesteld. Doe dit bij voorkeur op weekbasis. Elke week kunnen naast de voortgang ieders ervaringen worden ingebracht en kun je snel bijschakelen waar nodig. Daag elkaar uit om hulpvragen te stellen en belemmeringen in te brengen. En een laatste tip: Maak je plan visueel: Hang het op, gebruik visuele weergaves zodat snel duidelijk is waar jullie staan en wat wel en nog niet werkt.  

Tot slot

Door met je mensen de oorzaken van de problemen te achterhalen worden ze echt opgelost. Er ontstaat naast inzicht in, ook begrip voor de situatie omdat je het samen doet. Zo wordt het een groepsproces. Door even de tijd te nemen voor de stappen, in plaats van snel te willen oplossen, ben je in staat om écht te verbeteren. 

Ik kan me voorstellen dat deze aanpak misschien groots en tijdrovend overkomt. Heel eerlijk, alles wat nieuw is kost in het begin extra tijd. Als je deze stappen jezelf en je mensen eigen weet te maken, dan gaat het naar verloop van tijd ook sneller. Het kost je dan minder tijd en je lost met elkaar problemen effectief op. Jouw mensen zullen deze werkwijze gaan omarmen zodra ze de toegevoegde waarde hiervan zelf ondervinden. En zoals je weet, blije mensen = blije klanten/patiënten.