tip 2: maak de agenda van de dag vooraf bekend

Om de verwachtingen bij de deelnemers helder te krijgen, maak je vooraf bekend wat jullie gaan doen en waarop de focus ligt. Zo weet iedereen vooraf wat de gewenste output is. Uiteraard weet je vooraf niet hoe de gesprekken en discussies gaan lopen, dat is iets waarop je je niet kunt voorbereiden.

tip 3: een goede voorbereiding is het halve werk

Om een onderwerp te kunnen verdiepen tijdens een heidag is onderbouwing nodig. Informatie zodat iedereen zich kan inlezen in het onderwerp van de dag. Stel dat jullie aan de slag gaan met het maken van een jaarplan, dan is het handig om vooraf informatie te verzamelen die nodig is om dit plan te maken. Denk hierbij aan strategisch plan van de organisatie, cijfers en prestatie indicatoren van het afgelopen jaar etc. Zorg dat iedereen dezelfde informatie vooraf heeft ontvangen en laat ieders input meebrengen naar de heidag.    

tip 4: zorg voor afwisseling in het programma

Niemand wordt blij van uren achter elkaar luisteren naar één persoon of uren discussiëren over een onderwerp. Afwisseling is dus belangrijk om de aandacht van alle deelnemers vast te houden. Nodig een (externe) spreker uit die zorgt voor inspiratie en inzicht in een onderwerp. Laat dit aansluiten op het onderwerp van de dag door met een ander perspectief naar dit onderwerp te kijken. Bouw pauzes in en kies werkvormen om deelnemers te activeren en op een andere manier te komen tot de output van de dag.

tip 5: creër veiligheid 

Het creëren van een veilige sfeer is belangrijk zodat iedereen zich durft uit te spreken. Een prettige omgeving waarin je ongestoord in gesprek kunt gaan met elkaar helpt hierbij. Bij voorkeur een ruimte buiten het eigen kantoor/organisatie. Start de dag met het uitnodigen van iedereen om open te zijn, om te zeggen wat er gedacht of ervaren wordt en doe de uitnodiging om nieuwsgierig te zijn naar elkaar en vragen te stellen. 

tip 6: evalueer gedurende de dag  

Het is gebruikelijk om een heidag af te sluiten met een evaluatie over hoe het is gegaan. Evalueer ook gedurende de dag zodat je kunt inspelen op zaken die de groep belangrijk vindt. Voor of na een pauze is een goed moment om de groep te vragen naar hoe men vindt dat het gaat. Daag mensen uit om zich uit te spreken. Vaak spelen er dingen tussen collega’s die op de werkvloer onbesproken zijn gebleven. Een heidag is een uitgelezen kans om hier aandacht aan te besteden. Wanneer men zich niet uitspreekt deel dan je eigen observaties delen zodat deze dingen alsnog boven tafel komen.

tip 7: meebewegen met de energie die er is 

 Je weet van te voren niet precies hoe een heidag verloopt. Kijk dus vooral naar de energie in de groep en bepaal samen waar jullie aandacht aan willen besteden. Zeker als blijkt dat er onbesproken onderwerpen zijn en je merkt dat er energie zit op deze onderwerpen, dan is het aan te raden om deze voorrang te geven. Dit kan dus betekenen dat er andere resultaten uit de dag komen dan vooraf met elkaar bepaald.

tip 8: maak afspraken over de volgende stappen  

Ik heb regelmatig teams van een heidag terug zien komen zonder concrete afspraken. Ontzettend zonde als je het mij vraagt. Je bent immers een hele dag met elkaar op de hei geweest, hebt veel met elkaar gedeeld en besproken, alleen zijn er geen concrete afspraken gemaakt. Zorg ervoor dat je de dag afsluit met een terugblik op de dag. Sowieso handig om te doen om zo ook je achterban ofwel je teams informeren over wat jullie hebben gedaan op de hei. Daarnaast maak je afspraken over het vervolg. Wanneer jullie gesproken hebben over gedragingen, dan is het aan te raden om af te spreken hoe jullie elkaar gaan aanspreken en daar hoort ook het geven en ontvangen van complimenten bij.  

meer weten?

Wil je meer weten over de invulling van jullie heidag of teamsessie? Neem dan contact met me op.

Ik heb vele heidagen, teamsessies, off-site meetings, en workshops mogen begeleiden. Een heisessie is altijd maatwerk. Daarom bespreek ik graag met je wat nodig is om jullie heidag tot een succes te maken. Neem gerust contact met me op voor meer informatie.