aanvraag
Eigenaarschap vergroten doe je zo!

Eigenaarschap vergroten doe je zo!

leiderschap, strategie executie

In de blog ‘strategie executie vergroot de betrokkenheid van je mensen’ vertelde ik je hoe je de betrokkenheid van je mensen kunt laten groeien door ze actief te betrekken bij het maken en waarmaken van jullie koersplan. Maar hoe zit het met eigenaarschap? Hoe zorg je er nou voor dat je dingen van mensen gedaan krijgt, zonder dat je ze dingen oplegt?

Voordat we inzoomen op het vergroten van eigenaarschap; wat verstaan we eigenlijk onder eigenaarschap? Wanneer je kijkt naar eigenaarschap in de context van strategie executie dan bedoelen we hier het voelen en nemen van verantwoordelijkheid. Dat je jezelf ervan bewust bent wat goed en niet goed gaat, dat je initiatief neemt tot verbetering en het effect daarvan volgt. 

Mensen die eigenaarschap tonen hoeven niet of nauwelijks aangespoord te worden om dingen af te maken. Ze zijn nieuwsgierig en zien het belang van hun bijdrage aan het grotere geheel. Ook stellen ze eisen en durven ze risico’s te nemen en zijn trots op wat ze doen.

Lees hieronder wat nodig is om eigenaarschap bij jouw mensen te vergroten.

 

zorg voor concrete doelen

Om je mensen op pad te sturen met concrete doelen is het cruciaal dat jullie de koers van jullie organisatie vertalen van lange termijn doelen naar doelen op jaarbasis met meetbare KPI’s. Maak grote stappen klein en stuur mensen met een duidelijk resultaat op pad, zodat het eigenschap ook echt gepakt kan worden. Gebruik bij het maken van jullie koersplan ook input van jullie mensen, op die manier creëer je draagvlak vanuit de werkvloer. Dit is een belangrijke eerste stap om het eigenaarschap te creëren.

> Meer weten over het maken en waarmaken van jullie koersplan? Download hier de gratis praktische e-gids over strategie executie. 

talenten en rollen inzichtelijk maken

Ieder mens heeft andere talenten. Het is daarom heel belangrijk om inzicht te hebben in je eigen talenten en in de talenten van je collega’s. Zo weet iedereen waar hij/zij goed in is en kun je je mensen echt in hun kracht en juiste rol zetten. En op basis daarvan vertrouwen geven. Talenten inzichtelijk maken doe je bijvoorbeeld met behulp van de persoonlijkheidsanalyses DISC en drijfveren.  

> Meer weten over DISC & drijfveren? Lees hier verder.

 

zet team-effort boven individueel succes 

De verbeter-prioriteiten in jullie koersplan hebben als doel om de jaardoelen te realiseren en daarmee bepaal de eerste stap te zetten in het behalen van de lange termijndoelen. Deze verbeter-prioriteiten worden opgepakt door mensen uit de verschillende teams. Bij het vormen van deze zgn. verbeterteams is het belangrijk om concreet te maken wat er moet gebeuren en op basis hiervan te bepalen welke talenten: skills nodig zijn om dit tot uitvoering te brengen. Vier successen op verbeterteam niveau en kijk bij eventuele problemen hoe jullie dit als verbeterteam samen kunnen oplossen. 

 

 

managers in de rol van aanjager en facilitator

De verbeter-prioriteiten verdeel je onder de MT leden, zo ontstaat ook op MT niveau eigenaarschap. Kijk bij de verdeling naar elkaars talenten. Er zitten in je verbeterteam ook mensen uit de teams van je collega managers. Het is dus belangrijk dat jullie elkaar supporten én deze mensen ook faciliteren om bij te dragen aan de verbeterteams. Draag vertrouwen uit naar je verbeterteams en blijf constructief en oplossingsgericht met elkaar in gesprek, ook als het even lastig is en jullie tegen issues aanlopen. Daag elkaar uit en houdt daarbij het resultaat voor ogen. Met dit gedrag is het mogelijk om eigenaarschap te nemen. 

> Meer weten over het ontwikkelen van manager naar leider? Lees hier verder. 

probleemoplossend vermogen

In het eigen maken een nieuwe manier van werken gaan dingen fout. Het trainen van jullie als MT en van jullie mensen om hiermee om te leren gaan is dan ook belangrijk. Zo leren jullie samen om problemen duurzaam op te lossen en bij het ontstaan van problemen niet meteen over te gaan tot actie.

> Meer weten over je voorkomt dat je te snel in de actiemodus schiet? Lees hier verder.

 

van beoordelen naar coachen

Als leidinggevende ben je gewend om je mensen te beoordelen en iets te vinden van hun functioneren. Het (be-)oordelen van mensen bevorderd het eigenaarschap niet! Het is daarom goed om te vertrouwen op het vakmanschap van je mensen, hier en daar een aanwijzing te geven en te kijken wat je team nodig heeft om de resultaten te behalen. Vergeet niet om successen (hoe klein ook) samen te vieren!  

> Meer weten over traditioneel versus Lean leiderschap? Lees hier verder.

 

Meer weten? 

Wil jij ook aan de slag het vergroten van het eigenaarschap bij jouw mensen? En kun je hierbij wel wat begeleiding gebruiken? Neem dan contact met me op.

Ik heb verschillende teams en organisaties mogen begeleiden bij het vergroten van eigenaarschap, om zo samen hun plan waar te maken. Elke vraag is anders. Daarom ga ik graag met je in gesprek om te inventariseren waar jullie behoefte precies ligt.

Weten wat ik voor jouw team of organisatie kan betekenen? Neem vrijblijvend contact met me op. 

 

contact

Strategie executie vergroot de betrokkenheid van je mensen

Strategie executie vergroot de betrokkenheid van je mensen

agile, koersplan, lean, strategie executie

Wil jij jouw mensen binden en boeien en de betrokkenheid ofwel engagement laten groeien? Laat ze meedoen met het maken van jullie koersplan!

Wanneer je jouw mensen hieraan mee laat doen, ontstaat verbinding. En door die verbinding gaan mensen zich medeverantwoordelijk voelen voor het uitvoeren van het plan. En daardoor groeit de betrokkenheid. Benieuwd hoe je dit aanpakt? Je lees het in deze blog.

 

vorm een groep ‘kartrekkers’

Mobiliseer mensen van verschillende afdelingen als zijnde de groep kartrekkers voor de totstandkoming van jullie koersplan. Jullie als MT geven richting door deze groep kartrekkers door hen de strategische ofwel lange termijn doelen mee te geven. De groep kartrekkers gaat aan de slag met het formuleren van de jaardoelen, verbeter-prioriteiten en KPI’s. Laat de kartrekkers input ophalen bij de achterban en de output bij jullie toetsen. Zo werken jullie samen aan een gezamenlijk koersplan mét draagvlak.

laat jullie mensen meedoen

Gefeliciteerd, jullie koersplan is klaar! In deze tweede stap gaan jullie mensen mobiliseren voor de verbeterteams. Jullie presenteren het koersplan en de verbeter-prioriteiten waarvoor mensen zich kunnen aanmelden. Alle verbeter-prioriteiten worden toegewezen aan een MT lid. De benodigde skills worden gematcht met de aanmeldingen om de verbeterteams te vormen. Zodra deze gevormd zijn kunnen jullie aan de slag met de eerste prioriteiten.
 

ontwikkel samen de nieuwe werkwijze 

De verbeterteams zijn aan de slag gegaan met de prioriteiten; Ze stemmen af wie wat gaat doen en wat ze in het komende kwartaal gaan opleveren. Per verbeterteam wordt een overlegfrequentie afgesproken om de voortgang te volgen. Ook wordt tijd gereserveerd om samen te werken aan de output. Het MT komt wekelijks bij elkaar in een korte stand-up waarin hulpvragen en belemmeringen uit de (verbeter-)teams worden besproken én opgelost. Zo kunnen de teams snel weer aan de slag. Deze nieuwe werkwijze wordt ook wel way of working genoemd. 

 

laat je mensen de resultaten delen

Ga niet zelf op het podium staan, maar zet de verbeterteams op het podium. Vraag hen om resultaten, successen en leerpunten te delen tijdens jullie kwartaalmeeting. Hiermee waardeer je hun inzet met als effect dat meer mensen mee willen doen. Zo ontwikkel je een hogere betrokkenheid van je mensen en behalen jullie samen meer resultaten!

 

 

Meer weten? 

Wil jij ook aan de slag met strategie executie en heb je behoefte aan begeleiding bij dit proces? Neem dan contact met me op.

Ik heb verschillende teams en organisaties mogen begeleiden bij strategie executie, van het maken van een praktisch plan tot het implementeren en uitvoeren daarvan. Elke vraag is net wat anders. Daarom ga ik graag met je in gesprek om te inventariseren waar jullie behoefte precies ligt. Weten wat ik voor jouw team of organisatie kan betekenen? Neem vrijblijvend contact met me op. 

 

contact

Waarom communicatie zo belangrijk is bij strategie executie + 6 tips

Waarom communicatie zo belangrijk is bij strategie executie + 6 tips

agile, koersplan, lean, strategie executie, way of working

Dat communicatie belangrijk is bij veranderingen, dat weten we allemaal. Waarom communicatie belangrijk is bij strategie executie, dat lees je in deze blog. Daarbij ontvang je zes tips om goed van start te gaan met de communicatie bij strategie executie.

alleen ga je misschien sneller..

Een jaarplan maken kunnen we allemaal, toch? Een plan maken wat gedragen wordt door de mensen in de organisatie is al lastiger. Want ja, hoe pak je dat aan? Het is toch veel gemakkelijker én sneller om het plan met het managementteam samen te maken?

Het spreekwoord “alleen ga je sneller, samen kom je verder” vind ik hier wel toepasselijk. Ja, het klopt dat je als managementteam in een dag op de hei of in een aantal kortere sessies best wat meters kunt maken. De vraag is alleen of dit wel zo effectief is. Want wat is het doel van je jaarplan, wat wil je ermee bereiken? Als je vooral zelf heel hard aan het werk wilt blijven en de mensen in de teams ook op hun eigen eilandjes wil laten werken, prima. Deze aanpak kan dan voor jullie best werken.

Wil je de betrokkenheid van jouw mensen vergroten door ervoor te zorgen dat mensen weten hoe ze een bijdrage kunnen leveren aan jullie jaarplan? Dan is een aanpak waarin je jullie mensen mobiliseert om mee te denken én doen, veel interessanter. 

Wanneer een jaarplan niet van de grond komt, dan komt dat door verschillende redenen. Een van de belangrijkste oorzaken is het gebrek aan communicatie.

tip 1: begin meteen met communiceren  

“Kunnen we niet beter wachten met communiceren tot we iets concreets hebben wat we kunnen delen?” Dit is een veelgehoorde vraag ofwel reactie. Het antwoord daarop is: Nee. Door mensen vanaf het begin al, op zowel proces- als op inhoudsniveau van het plan, mee te nemen, plant je al het eerste zaadje. Begin dus meteen, wacht niet af en kondig aan dat jullie gestart zijn met het maken van het nieuwe plan of de nieuwe strategie. Kies woorden en tone of voice die passen bij jullie organisatie en de context.

 

tip 2: een nieuwe plan is een verandering

Gaan jullie een andere koers varen, of is dit de eerste keer dat jullie dit jaarplanningsproces op deze manier aanpakken? Voor jullie en voor jullie mensen is dit een verandering. En veranderingen doen iets met mensen. Veranderingen roepen vragen op. Het kan onzekerheid oproepen en mensen vragen zich af wat dit voor hem/haar gaat betekenen. Wees jezelf hiervan bewust en ben transparant over het proces en wat er komen gaat zodat verwachtingen helder zijn. Zie ook: Elke verandering begint met een goed verhaal.

 

tip 3: kies de juiste kanalen en middelen

Bepaal de kanalen op basis van de verschillende groepen/teams en hoe je hen het beste kunt bereiken. Veelal is intranet een kanaal wat voor alle mensen in een organisatie toegankelijk is. Blijf dit kanaal ook gebruiken voor de volgende communicatiemomenten. Kies een afbeelding en/of titel waaruit meteen duidelijk is waarover het nieuwsbericht gaat, die je bij elk communicatiemoment laat terugkomen. Dit zorgt voor herkenning.

Realiseer je dat intranet een prima kanaal is waarmee je kunt informatie kunt zenden.
Wil je een persoonlijk (verander)verhaal of visie uitdragen, dan is het aan te raden om dit persoonlijk te doen en persoonlijk te maken. Dit kun je doen tijdens een fysieke kwartaalmeeting waarin je alle mensen bij elkaar hebt. Kun je niet alle mensen op die manier bereiken, dan is een videoboodschap een goed alternatief. Nog beter is om de fysieke meeting en de videoboodschap te combineren. De kracht zit immers in de herhaling.

 

 

tip 4: communiceer frequent  

Zodra de aankondiging is gecommuniceerd heb je automatisch een logisch ‘haakje’ voor dit onderwerp om frequent op terug te komen. Die frequentie is een vorm van consistentie en dat geeft houvast en dus vertrouwen aan mensen. Ofwel als mensen merken dat jullie als MT regelmatig communiceren over de voortgang van het jaarplan dan zien jullie mensen dat jullie hier mee bezig zijn en het dus een belangrijk onderwerp vinden. Het effect daarvan is dat jullie mensen triggert en dat ze deze communicatie actiever gaan volgen. Het geeft reuring op de afdelingen, kortom er gebeurd wat!

 

tip 5: vraag om reflectie en haal input op

Om te voorkomen dat het alleen een plan van het MT is en het in de kast beland, is het aan te raden om mensen actief te betrekken bij het maken van het jaarplan. Zo wordt het ook echt jullie plan! Nodig mensen uit alle verschillende teams uit om mee te denken. Laat ze ideeën aandragen over hoe jullie eerder gedeelde visie kan worden vertaald naar een concreet plan. Vraag ook reflectie op de dingen die jullie al hebben verzamelt in jullie plan. In Lean termen noemen we dit catch-ball, ofwel vangbal tussen de verschillende lagen in de organisatie waardoor draagvlak ontstaat voor het plan. Meer hierover: Starten met Lean, hoe doe je dat?

tip 6: stop niet met communiceren 

De tips hierboven zijn vooral gericht op de communicatie tijdens de totstandkoming van het jaarplan. Wellicht een open deur, maar toch, ik zie het nog vaak gebeuren dat communicatie wordt losgelaten en de voortgang op het plan een zogenaamd eigen leven gaat leiden. Het effect is dat wanneer er geen effectieve communicatie is tussen degenen die verantwoordelijk zijn voor het jaarplan en degenen die het moeten uitvoeren, dat er onduidelijkheid ontstaat over wat er van iedereen wordt verwacht. Die miscommunicatie wil je natuurlijk voorkomen. Je overlegstructuur uitlijnen op de prestatiedialoog die je met elkaar wil voeren over het jaarplan is een belangrijke vervolgstap om je jaarplan succesvol te implementeren en zowel in als aan je organisatie te blijven werken. Zie ook: Samen bouwen aan jullie (nieuwe) way of working.

 

meer weten?

Wil jij ook aan de slag met strategie executie en wil jij graag jouw mensen hier actief bij betrekken? Neem dan contact met me op.

Ik heb verschillende teams en organisaties mogen begeleiden bij strategie executie, van het maken van een praktisch plan tot het implementeren en uitvoeren daarvan. Elke vraag is net wat anders. Daarom ga ik graag met je in gesprek om te inventariseren waar jullie behoefte precies ligt. Weten wat ik voor jouw team of organisatie kan betekenen? Neem vrijblijvend contact met me op.

 

 

contact

“Communicatie gaat niet zozeer over zenden en ontvangen maar over begrijpen en verbinden!”

– Ron van der Jagt –

Elkaar leren aanspreken met de UBAA methode

Elkaar leren aanspreken met de UBAA methode

leiderschap, organisatie ontwikkeling, teamontwikkeling, way of working

Het aanspreken van mensen is iets wat als lastig wordt ervaren. In veel samenwerkingen ontbreekt het aan duidelijke afspraken op basis waarvan je elkaar kunt aanspreken.

In deze blog neem ik je mee in dit onderwerp en de UBAA methode zodat elkaar aanspreken gemakkelijker wordt.

Wat zien we in de praktijk?

Jij hebt net als ik al met veel verschillende mensen en teams mogen samenwerken. Wanneer ik hierop terugkijk dan zijn me de volgende dingen opgevallen in samenwerkingen:

  • Mensen lopen soms langere tijd rond met onderwerpen die niet worden besproken met elkaar
  • Er wordt wel over elkaar maar niet met elkaar gepraat
  • De interne communicatie kent veel open eindjes en is vrijblijvend te noemen
  • Het ontbreekt aan duidelijke afspraken 
  • Als er afspraken zijn gemaakt dan worden en deze worden niet nagekomen dan worden mensen hierop niet aangesproken
  • Teamleden houden elkaar aan het lijntje door toezeggingen te doen die niet worden nagekomen
  • Verwachtingen van elkaar worden onvoldoende uitgesproken
  • Teamleden die het oneens zijn met de leiding spreken zich hierover niet of nauwelijks uit
  • Werkoverleggen worden als niet effectief ervaren en overleggen kennen geen concrete vervolgstappen

Ongetwijfeld herken je één of meerdere van bovenstaande punten in jouw werkomgeving? De grote vraag is, hoe los je dit effectief met elkaar op? Wat maakt dat de situatie is zoals ‘ie’ is? Welke redenen of oorzaken liggen hieraan ten grondslag? En belangrijker nog, wat verwachten we van elkaar?

Wat is de UBAA methode?

De UBAA methode staat voor: Uitspreken > Bespreken > Afspreken > Aanspreken.

Het helpt jullie als team om inzicht te krijgen in onderlinge verwachtingen, om situaties bespreekbaar te maken, concreet te maken op welke manier jullie met elkaar willen samenwerken en elkaar aan te spreken op het moment dat dit niet gaat op de manier zoals je met elkaar hebt afgesproken. 

De 4 stappen van de UBAA Methode onder elkaar:

  1. Uitspreken: Spreek uit wat je van de ander verwacht 
  2. Bespreken: Het onderwerp is bespreekbaar en een dialoog kan plaatsvinden
  3. Afspreken: Vanuit de dialoog tot nieuwe afspraken komen
  4. Aanspreken: Mocht het nodig zijn, kun je elkaar daar vervolgens op aanspreken

 

Hoe ga je hier mee aan de slag?

Met behulp van verschillende werkvormen kun je met je team aan de slag met deze methode. Het doel is om zo samen te komen tot afspraken over hoe jullie met elkaar om willen gaan. Een belangrijk onderdeel van jullie way of working, ofwel jullie ‘zo-werken-wij’ afspraken. Zie ook: Samen bouwen aan jullie (nieuwe) way of working. 

Soms kan het handig zijn om een begeleider van buiten te vragen voor de procesbegeleiding. Dit kan zowel iemand zijn buiten jullie eigen team en binnen jullie organisatie als iemand van buiten jullie organisatie. Zo kunnen jullie je als team richten op de inhoud en kun jij als manager zelf ook deelnemen aan de gesprekken.

 

Meer weten?

Wil jij met jouw team hiermee aan de slag en gun jij jouw team deze ontwikkeling? Neem dan contact met me op.

Ik heb verschillende teams en organisaties mogen begeleiden in hun ontwikkeling. Ieder ontwikkelvraagstuk is uniek, ofwel afhankelijk van de context van jouw team/organisatie. Daarom ga ik graag met je in gesprek om te inventariseren wat nodig is om jouw team verder te ontwikkelen.   

Weten wat ik voor jouw organisatie of team kan betekenen? Neem vrijblijvend contact met me op.
contact

“Samenwerking verbeteren door elkaar aan te leren spreken!”

– context consultancy –

Zinvol vergaderen, hoe doe je dat? [8 tips]

Zinvol vergaderen, hoe doe je dat? [8 tips]

agile, lean, organisatie ontwikkeling, way of working

contact
Herken je dat? Vergaderingen waarin iedereen over alles meepraat, maar niet zegt wat hij of zij echt denkt. Een voorzitter die niet de leiding pakt, de vergadering die keer op keer uitloopt en mensen die onvoorbereid aansluiten omdat het simpelweg moet en het doel van de vergadering niet helder is.

Dit soort vergaderingen zijn een bron van frustratie en chaos op de werkvloer en kost Nederland jaarlijks zo’n 60 miljard euro, bleek uit een eerder onderzoek. Dit bedrag gaat naast de vergaderingen zelf ook over de reistijd en de nodige voorbereidingen. Dit resulteert erin dat we gemiddeld één dag per week kwijt zijn aan vergaderen. Bij veel organisaties, waaronder gemeenten, ligt het aantal vergaderdagen nog een stuk hoger.

Uit onderzoek van MT/Sprout blijkt het volgende:

  • 96% van de mensen slaat wel eens een vergadering over
  • 73% doet regelmatig iets anders tijdens een vergadering
  • 47% vindt het aantal vergaderingen frustrerend
  • 45% ziet vergaderingen als grote tijdsverspilling

Merk jij ook dat er in jouw organisatie veel tijd en geld wordt verspild aan vergaderen? We willen allemaal zo effectief en efficiënt mogelijk vergaderen, toch?

In deze blog neem ik je mee in zinvol vergaderen en ontvang je 8 tips die je kunt toepassen in jouw eigen organisatie zodat vergaderen weer leuk en nuttig wordt én mensen mee willen blijven doen.

tip 1: kijk vooruit

In veel vergaderingen wordt vooral teruggekeken, terwijl het veel waardevoller is om vooruit te kijken. Besteed daarom maximaal 20 procent van het overleg aan terugkijken en 80 procent aan vooruitkijken. Zo voorkom je dat we vooral praten over ieders associaties en dat creëert veelal geen positieve vibe. Leg de focus op wat er komen gaat en wie wat gaat oppakken en welke successen en impact jullie samen willen maken. Maak concrete afspraken over wat jullie gaan opleveren in de vorm van output (ook wel deliverables genoemd). Maak helder hoe deze output eruit moet komen te zien zodat het voor iedereen duidelijk is waar jullie de komende periode aan werken.

tip 2: ga niet teveel informeren

Onderwerpen die gaan over het informeren van mensen kunnen ook prima gedeeld worden via online communicatiemiddelen zoals via posts in MS Teams, het intranet of via mail. Zo voorkom je dat een vergadering bestaat uit alleen maar zenden van informatie. In de praktijk zien we vaak dat de leidinggevende de voorzitter is. Dit is niet altijd de beste keuze. Zie ook tip 6 voor roulerend voorzitterschap.

tip 3: breng het vergaderproces in kaart

Bepaal een structuur en houd je hieraan. Met structuur bedoelen we de manier van vergaderen en de wijze waarop jullie agendapunten verzamelen en acties en of besluiten vastleggen. Bepaal wat voor jullie vergadering het beste werkt. Ervaring leert dat het eigenlijk niet veel uitmaakt welk middel je kiest, het gaat er vooral om dat iedereen zich voorbereid en dat jullie de voorbereiding snel kunnen terugvinden. Stop met notuleren, mocht je dit nog doen. Start met het actie- en besluitenlijst en een verbeterbord. Zorg dat iedereen op tijd is. Het kan helpen om de vergadering niet op het (half) uur te plannen, maar vijf minuten over het (half) uur, zodat iedereen tijd heeft om te wisselen tussen meetings. Dit is zowel bij digitale als fysieke meetings beide aan te raden.

tip 4: bepaal het vergaderritme 

Een andere relevant punt is het bepalen van een passend vergaderritme. Teams waarin op dagelijkse basis afstemming nodig is over bijvoorbeeld de taakverdeling zijn gebaat bij een dagstart. Teams met taken met een langere doorlooptijd kunnen beter uit te voeten met een vergaderritme op weekbasis. Daar waar het gaat over het werken aan jullie jaarplan activiteiten kan een kwartaalritme heel goed passen. Het helpt om dit ritme per jaar in te plannen zodat deze tijd gereserveerd is bij de deelnemers. Plan voor jezelf altijd voorbereidingstijd in, ook wanneer je niet de voorzitter van het overleg bent. Een goede voorbereiding – door alle deelnemers – zorgt voor focus tijdens de vergadering, de gewenste output, tevreden deelnemers en mogelijk ook tijdswinst!

tip 5: zorg voor de juiste deelnemers 

In veel vergaderingen worden onderwerpen besproken die voor de meeste deelnemers niet relevant zijn. Een vergadering die bestaat uit meer dan 10 deelnemers is al snel niet meer effectief. Een te grote groep zorgt dat mensen sneller worden afgeleid en resulteert in een lagere betrokkenheid. Ga op basis van het doel van de vergadering na wie erbij moeten zijn en nodig alleen die mensen uit. Of laat deelnemers op basis van de agenda zelf bepalen welk gedeelte van de vergadering ze bijwonen.

tip 6: introduceer roulerend voorzitterschap

Door elke maand van voorzitter te wisselen komen alle deelnemers een keer aan de beurt. De voorzitter zorgt voor het voorbereiden van de agenda en brengt focus aan in de te bespreken onderwerpen. Veel vergaderingen kunnen een stuk korter wanneer je ervoor zorgt dat alleen de belangrijkste punten worden besproken. Het afwisselen zorgt voor meer effectiviteit van je vergaderingen.

tip 7: creëer een veilige setting 

Kunnen mensen zichzelf zijn in jullie vergadering? Durft iedereen zich uit te spreken? Wordt hetgeen wat zich onder water afspeelt, uitgesproken? Dit is in veel teams helaas niet vanzelfsprekend. Vaak zijn dezelfde mensen aan het woord en laten introverte mensen zich overschaduwen door de extraverte mensen. Een voorwaarde voor succesvolle teams en goede samenwerking is veiligheid. Is veiligheid een thema in jouw team? Maak dit een onderwerp tijdens een teamdag. Zie ook: Hoe maak je een heidag tot een succes? [8 tips].

tip 8: doe een check-in 

De check-in, een moment waarop alle deelnemers bij de start van de vergadering inchecken. Deelnemers stellen zichzelf de vraag: Zijn er belemmeringen die ervoor zorgen dat ik niet met de juiste aandacht de vergadering kan bijwonen, of belemmeringen die ervoor zorgen dat ik mijn werk vandaag of deze week minder goed kan doen? Deelnemers delen tijdens de check-in kort wat relevant is voor collega’s om te weten, zodat het team hier rekening mee kan houden in het verdelen van het werk ofwel het overnemen van taken. Een check-in werkt alleen als deze effectief wordt ingezet en mensen zich vertrouwd voelen om zich uit te spreken als dat nodig is.  

meer weten?

Hulp nodig bij het toepassen van deze tips?

Er zijn veel manieren om deze tips toe te passen op jullie vergaderingen. Ga niet alles tegelijk aanpakken. Het is belangrijk om te kiezen wat goed voelt en bij jullie organisatie past.

Ik heb verschillende teams mogen begeleiden hierbij. Van het effectiever en efficiënter maken van specifieke vergaderingen tot het ontwikkelen en uitrollen van een nieuwe overlegstructuur voor een groot organisatieonderdeel. Een van de doelen hierbij was om de overlegstructuur uit te lijnen op andere organisatieonderdelen en zo op de juiste momenten aan de juiste tafels gesprekspartner te zijn. Lees hier meer over deze case.

Het (her-)inrichten van een vergaderproces is altijd maatwerk. Daarom bespreek ik graag met jullie wat nodig is om jullie vergaderingen weer tot een succes te maken. Neem gerust contact met me op voor meer informatie.

contact
Bronnen:
– De Volkskrant
– MT Sprout

“Maak(t) vergaderingen zinvol!”

– context consultancy –

Hoe maak je een heidag tot een succes? [8 tips]

Hoe maak je een heidag tot een succes? [8 tips]

leiderschap, organisatie ontwikkeling, procesbegeleiding, strategie executie

Een of twee keer per jaar een heidag of heisessie organiseren is iets wat veel organisaties doen. Even weg uit de waan van de dag en met elkaar gericht werken aan één of meerdere onderwerpen. 

Onderwerpen die tijdens heidagen centraal kunnen staan zijn:  

  • Gezamenlijke ambitie bepalen
  • Jaarplan maken of herijken
  • Elkaar beter leren begrijpen
  • Een positieve dialoog voeren met elkaar
  • Bouwen aan een high performance team

In deze blog ontvang je een aantal tips die ervoor zorgen dat jullie heidag een succes wordt. 

tip 1: focus op één of enkele onderwerpen

Het succes van een heidag, heisessie, off-site of teamdag valt of staat met het hebben van focus. Kies daarom één of enkele onderwerpen die op deze dag centraal staan. Meer onderwerpen zorgt voor onvoldoende resultaat. Het is juist de bedoeling om het betreffende onderwerp tijdens deze dag samen te verdiepen. Je staat dus met elkaar langer stil bij een onderwerp dan in een reguliere vergadering. 

tip 2: maak de agenda van de dag vooraf bekend

Om de verwachtingen bij de deelnemers helder te krijgen, maak je vooraf bekend wat jullie gaan doen en waarop de focus ligt. Zo weet iedereen vooraf wat de gewenste output is. Uiteraard weet je vooraf niet hoe de gesprekken en discussies gaan lopen, dat is iets waarop je je niet kunt voorbereiden.

 

tip 3: een goede voorbereiding is het halve werk

Om een onderwerp te kunnen verdiepen tijdens een heidag is onderbouwing nodig. Informatie zodat iedereen zich kan inlezen in het onderwerp van de dag. Stel dat jullie aan de slag gaan met het maken van een jaarplan, dan is het handig om vooraf informatie te verzamelen die nodig is om dit plan te maken. Denk hierbij aan strategisch plan van de organisatie, cijfers en prestatie indicatoren van het afgelopen jaar etc. Zorg dat iedereen dezelfde informatie vooraf heeft ontvangen en laat ieders input meebrengen naar de heidag.    

 

tip 4: zorg voor afwisseling in het programma

Niemand wordt blij van uren achter elkaar luisteren naar één persoon of uren discussiëren over een onderwerp. Afwisseling is dus belangrijk om de aandacht van alle deelnemers vast te houden. Nodig een (externe) spreker uit die zorgt voor inspiratie en inzicht in een onderwerp. Laat dit aansluiten op het onderwerp van de dag door met een ander perspectief naar dit onderwerp te kijken. Bouw pauzes in en kies werkvormen om deelnemers te activeren en op een andere manier te komen tot de output van de dag.

 

tip 5: creër veiligheid 

Het creëren van een veilige sfeer is belangrijk zodat iedereen zich durft uit te spreken. Een prettige omgeving waarin je ongestoord in gesprek kunt gaan met elkaar helpt hierbij. Bij voorkeur een ruimte buiten het eigen kantoor/organisatie. Start de dag met het uitnodigen van iedereen om open te zijn, om te zeggen wat er gedacht of ervaren wordt en doe de uitnodiging om nieuwsgierig te zijn naar elkaar en vragen te stellen. 

 

tip 6: evalueer gedurende de dag  

Het is gebruikelijk om een heidag af te sluiten met een evaluatie over hoe het is gegaan. Evalueer ook gedurende de dag zodat je kunt inspelen op zaken die de groep belangrijk vindt. Voor of na een pauze is een goed moment om de groep te vragen naar hoe men vindt dat het gaat. Daag mensen uit om zich uit te spreken. Vaak spelen er dingen tussen collega’s die op de werkvloer onbesproken zijn gebleven. Een heidag is een uitgelezen kans om hier aandacht aan te besteden. Wanneer men zich niet uitspreekt deel dan je eigen observaties delen zodat deze dingen alsnog boven tafel komen.

tip 7: meebewegen met de energie die er is 

 Je weet van te voren niet precies hoe een heidag verloopt. Kijk dus vooral naar de energie in de groep en bepaal samen waar jullie aandacht aan willen besteden. Zeker als blijkt dat er onbesproken onderwerpen zijn en je merkt dat er energie zit op deze onderwerpen, dan is het aan te raden om deze voorrang te geven. Dit kan dus betekenen dat er andere resultaten uit de dag komen dan vooraf met elkaar bepaald.

tip 8: maak afspraken over de volgende stappen  

Ik heb regelmatig teams van een heidag terug zien komen zonder concrete afspraken. Ontzettend zonde als je het mij vraagt. Je bent immers een hele dag met elkaar op de hei geweest, hebt veel met elkaar gedeeld en besproken, alleen zijn er geen concrete afspraken gemaakt. Zorg ervoor dat je de dag afsluit met een terugblik op de dag. Sowieso handig om te doen om zo ook je achterban ofwel je teams informeren over wat jullie hebben gedaan op de hei. Daarnaast maak je afspraken over het vervolg. Wanneer jullie gesproken hebben over gedragingen, dan is het aan te raden om af te spreken hoe jullie elkaar gaan aanspreken en daar hoort ook het geven en ontvangen van complimenten bij.  

 

meer weten?

Wil je meer weten over de invulling van jullie heidag of teamsessie? Neem dan contact met me op.

Ik heb vele heidagen, teamsessies, off-site meetings, en workshops mogen begeleiden. Een heisessie is altijd maatwerk. Daarom bespreek ik graag met je wat nodig is om jullie heidag tot een succes te maken. Neem gerust contact met me op voor meer informatie.

contact

“Teamwork makes the
dream work!”

– context consultancy –