contact

Zinvol vergaderen, hoe doe je dat? [8 tips]

agile, lean, organisatie ontwikkeling, way of working

contact
Herken je dat? Vergaderingen waarin iedereen over alles meepraat, maar niet zegt wat hij of zij echt denkt. Een voorzitter die niet de leiding pakt, de vergadering die keer op keer uitloopt en mensen die onvoorbereid aansluiten omdat het simpelweg moet en het doel van de vergadering niet helder is.

Dit soort vergaderingen zijn een bron van frustratie en chaos op de werkvloer en kost Nederland jaarlijks zo’n 60 miljard euro, bleek uit een eerder onderzoek. Dit bedrag gaat naast de vergaderingen zelf ook over de reistijd en de nodige voorbereidingen. Dit resulteert erin dat we gemiddeld één dag per week kwijt zijn aan vergaderen. Bij veel organisaties, waaronder gemeenten, ligt het aantal vergaderdagen nog een stuk hoger.

Uit onderzoek van MT/Sprout blijkt het volgende:

  • 96% van de mensen slaat wel eens een vergadering over
  • 73% doet regelmatig iets anders tijdens een vergadering
  • 47% vindt het aantal vergaderingen frustrerend
  • 45% ziet vergaderingen als grote tijdsverspilling

Merk jij ook dat er in jouw organisatie veel tijd en geld wordt verspild aan vergaderen? We willen allemaal zo effectief en efficiënt mogelijk vergaderen, toch?

In deze blog neem ik je mee in zinvol vergaderen en ontvang je 8 tips die je kunt toepassen in jouw eigen organisatie zodat vergaderen weer leuk en nuttig wordt én mensen mee willen blijven doen.

tip 1: kijk vooruit

In veel vergaderingen wordt vooral teruggekeken, terwijl het veel waardevoller is om vooruit te kijken. Besteed daarom maximaal 20 procent van het overleg aan terugkijken en 80 procent aan vooruitkijken. Zo voorkom je dat we vooral praten over ieders associaties en dat creëert veelal geen positieve vibe. Leg de focus op wat er komen gaat en wie wat gaat oppakken en welke successen en impact jullie samen willen maken. Maak concrete afspraken over wat jullie gaan opleveren in de vorm van output (ook wel deliverables genoemd). Maak helder hoe deze output eruit moet komen te zien zodat het voor iedereen duidelijk is waar jullie de komende periode aan werken.

tip 2: ga niet teveel informeren

Onderwerpen die gaan over het informeren van mensen kunnen ook prima gedeeld worden via online communicatiemiddelen zoals via posts in MS Teams, het intranet of via mail. Zo voorkom je dat een vergadering bestaat uit alleen maar zenden van informatie. In de praktijk zien we vaak dat de leidinggevende de voorzitter is. Dit is niet altijd de beste keuze. Zie ook tip 6 voor roulerend voorzitterschap.

tip 3: breng het vergaderproces in kaart

Bepaal een structuur en houd je hieraan. Met structuur bedoelen we de manier van vergaderen en de wijze waarop jullie agendapunten verzamelen en acties en of besluiten vastleggen. Bepaal wat voor jullie vergadering het beste werkt. Ervaring leert dat het eigenlijk niet veel uitmaakt welk middel je kiest, het gaat er vooral om dat iedereen zich voorbereid en dat jullie de voorbereiding snel kunnen terugvinden. Stop met notuleren, mocht je dit nog doen. Start met het actie- en besluitenlijst en een verbeterbord. Zorg dat iedereen op tijd is. Het kan helpen om de vergadering niet op het (half) uur te plannen, maar vijf minuten over het (half) uur, zodat iedereen tijd heeft om te wisselen tussen meetings. Dit is zowel bij digitale als fysieke meetings beide aan te raden.

tip 4: bepaal het vergaderritme 

Een andere relevant punt is het bepalen van een passend vergaderritme. Teams waarin op dagelijkse basis afstemming nodig is over bijvoorbeeld de taakverdeling zijn gebaat bij een dagstart. Teams met taken met een langere doorlooptijd kunnen beter uit te voeten met een vergaderritme op weekbasis. Daar waar het gaat over het werken aan jullie jaarplan activiteiten kan een kwartaalritme heel goed passen. Het helpt om dit ritme per jaar in te plannen zodat deze tijd gereserveerd is bij de deelnemers. Plan voor jezelf altijd voorbereidingstijd in, ook wanneer je niet de voorzitter van het overleg bent. Een goede voorbereiding – door alle deelnemers – zorgt voor focus tijdens de vergadering, de gewenste output, tevreden deelnemers en mogelijk ook tijdswinst!

tip 5: zorg voor de juiste deelnemers 

In veel vergaderingen worden onderwerpen besproken die voor de meeste deelnemers niet relevant zijn. Een vergadering die bestaat uit meer dan 10 deelnemers is al snel niet meer effectief. Een te grote groep zorgt dat mensen sneller worden afgeleid en resulteert in een lagere betrokkenheid. Ga op basis van het doel van de vergadering na wie erbij moeten zijn en nodig alleen die mensen uit. Of laat deelnemers op basis van de agenda zelf bepalen welk gedeelte van de vergadering ze bijwonen.

tip 6: introduceer roulerend voorzitterschap

Door elke maand van voorzitter te wisselen komen alle deelnemers een keer aan de beurt. De voorzitter zorgt voor het voorbereiden van de agenda en brengt focus aan in de te bespreken onderwerpen. Veel vergaderingen kunnen een stuk korter wanneer je ervoor zorgt dat alleen de belangrijkste punten worden besproken. Het afwisselen zorgt voor meer effectiviteit van je vergaderingen.

tip 7: creëer een veilige setting 

Kunnen mensen zichzelf zijn in jullie vergadering? Durft iedereen zich uit te spreken? Wordt hetgeen wat zich onder water afspeelt, uitgesproken? Dit is in veel teams helaas niet vanzelfsprekend. Vaak zijn dezelfde mensen aan het woord en laten introverte mensen zich overschaduwen door de extraverte mensen. Een voorwaarde voor succesvolle teams en goede samenwerking is veiligheid. Is veiligheid een thema in jouw team? Maak dit een onderwerp tijdens een teamdag. Zie ook: Hoe maak je een heidag tot een succes? [8 tips].

tip 8: doe een check-in 

De check-in, een moment waarop alle deelnemers bij de start van de vergadering inchecken. Deelnemers stellen zichzelf de vraag: Zijn er belemmeringen die ervoor zorgen dat ik niet met de juiste aandacht de vergadering kan bijwonen, of belemmeringen die ervoor zorgen dat ik mijn werk vandaag of deze week minder goed kan doen? Deelnemers delen tijdens de check-in kort wat relevant is voor collega’s om te weten, zodat het team hier rekening mee kan houden in het verdelen van het werk ofwel het overnemen van taken. Een check-in werkt alleen als deze effectief wordt ingezet en mensen zich vertrouwd voelen om zich uit te spreken als dat nodig is.  

meer weten?

Hulp nodig bij het toepassen van deze tips?

Er zijn veel manieren om deze tips toe te passen op jullie vergaderingen. Ga niet alles tegelijk aanpakken. Het is belangrijk om te kiezen wat goed voelt en bij jullie organisatie past.

Ik heb verschillende teams mogen begeleiden hierbij. Van het effectiever en efficiënter maken van specifieke vergaderingen tot het ontwikkelen en uitrollen van een nieuwe overlegstructuur voor een groot organisatieonderdeel. Een van de doelen hierbij was om de overlegstructuur uit te lijnen op andere organisatieonderdelen en zo op de juiste momenten aan de juiste tafels gesprekspartner te zijn. Lees hier meer over deze case.

Het (her-)inrichten van een vergaderproces is altijd maatwerk. Daarom bespreek ik graag met jullie wat nodig is om jullie vergaderingen weer tot een succes te maken. Neem gerust contact met me op voor meer informatie.

contact
Bronnen:
– De Volkskrant
– MT Sprout

“Maak(t) vergaderingen zinvol!”

– context consultancy –