contact
Strategie executie vergroot de betrokkenheid van je mensen

Strategie executie vergroot de betrokkenheid van je mensen

agile, koersplan, lean, strategie executie

Wil jij jouw mensen binden en boeien en de betrokkenheid ofwel engagement laten groeien? Laat ze meedoen met het maken van jullie koersplan!

Wanneer je jouw mensen hieraan mee laat doen, ontstaat verbinding. En door die verbinding gaan mensen zich medeverantwoordelijk voelen voor het uitvoeren van het plan. En daardoor groeit de betrokkenheid. Benieuwd hoe je dit aanpakt? Je lees het in deze blog.

 

vorm een groep ‘kartrekkers’

Mobiliseer mensen van verschillende afdelingen als zijnde de groep kartrekkers voor de totstandkoming van jullie koersplan. Jullie als MT geven richting door deze groep kartrekkers door hen de strategische ofwel lange termijn doelen mee te geven. De groep kartrekkers gaat aan de slag met het formuleren van de jaardoelen, verbeter-prioriteiten en KPI’s. Laat de kartrekkers input ophalen bij de achterban en de output bij jullie toetsen. Zo werken jullie samen aan een gezamenlijk koersplan mét draagvlak.

laat jullie mensen meedoen

Gefeliciteerd, jullie koersplan is klaar! In deze tweede stap gaan jullie mensen mobiliseren voor de verbeterteams. Jullie presenteren het koersplan en de verbeter-prioriteiten waarvoor mensen zich kunnen aanmelden. Alle verbeter-prioriteiten worden toegewezen aan een MT lid. De benodigde skills worden gematcht met de aanmeldingen om de verbeterteams te vormen. Zodra deze gevormd zijn kunnen jullie aan de slag met de eerste prioriteiten.
 

ontwikkel samen de nieuwe werkwijze 

De verbeterteams zijn aan de slag gegaan met de prioriteiten; Ze stemmen af wie wat gaat doen en wat ze in het komende kwartaal gaan opleveren. Per verbeterteam wordt een overlegfrequentie afgesproken om de voortgang te volgen. Ook wordt tijd gereserveerd om samen te werken aan de output. Het MT komt wekelijks bij elkaar in een korte stand-up waarin hulpvragen en belemmeringen uit de (verbeter-)teams worden besproken én opgelost. Zo kunnen de teams snel weer aan de slag. Deze nieuwe werkwijze wordt ook wel way of working genoemd. 

 

laat je mensen de resultaten delen

Ga niet zelf op het podium staan, maar zet de verbeterteams op het podium. Vraag hen om resultaten, successen en leerpunten te delen tijdens jullie kwartaalmeeting. Hiermee waardeer je hun inzet met als effect dat meer mensen mee willen doen. Zo ontwikkel je een hogere betrokkenheid van je mensen en behalen jullie samen meer resultaten!

 

 

Meer weten? 

Wil jij ook aan de slag met strategie executie en heb je behoefte aan begeleiding bij dit proces? Neem dan contact met me op.

Ik heb verschillende teams en organisaties mogen begeleiden bij strategie executie, van het maken van een praktisch plan tot het implementeren en uitvoeren daarvan. Elke vraag is net wat anders. Daarom ga ik graag met je in gesprek om te inventariseren waar jullie behoefte precies ligt. Weten wat ik voor jouw team of organisatie kan betekenen? Neem vrijblijvend contact met me op. 

 

contact

Waarom communicatie zo belangrijk is bij strategie executie + 6 tips

Waarom communicatie zo belangrijk is bij strategie executie + 6 tips

agile, koersplan, lean, strategie executie, way of working

Dat communicatie belangrijk is bij veranderingen, dat weten we allemaal. Waarom communicatie belangrijk is bij strategie executie, dat lees je in deze blog. Daarbij ontvang je zes tips om goed van start te gaan met de communicatie bij strategie executie.

alleen ga je misschien sneller..

Een jaarplan maken kunnen we allemaal, toch? Een plan maken wat gedragen wordt door de mensen in de organisatie is al lastiger. Want ja, hoe pak je dat aan? Het is toch veel gemakkelijker én sneller om het plan met het managementteam samen te maken?

Het spreekwoord “alleen ga je sneller, samen kom je verder” vind ik hier wel toepasselijk. Ja, het klopt dat je als managementteam in een dag op de hei of in een aantal kortere sessies best wat meters kunt maken. De vraag is alleen of dit wel zo effectief is. Want wat is het doel van je jaarplan, wat wil je ermee bereiken? Als je vooral zelf heel hard aan het werk wilt blijven en de mensen in de teams ook op hun eigen eilandjes wil laten werken, prima. Deze aanpak kan dan voor jullie best werken.

Wil je de betrokkenheid van jouw mensen vergroten door ervoor te zorgen dat mensen weten hoe ze een bijdrage kunnen leveren aan jullie jaarplan? Dan is een aanpak waarin je jullie mensen mobiliseert om mee te denken én doen, veel interessanter. 

Wanneer een jaarplan niet van de grond komt, dan komt dat door verschillende redenen. Een van de belangrijkste oorzaken is het gebrek aan communicatie.

tip 1: begin meteen met communiceren  

“Kunnen we niet beter wachten met communiceren tot we iets concreets hebben wat we kunnen delen?” Dit is een veelgehoorde vraag ofwel reactie. Het antwoord daarop is: Nee. Door mensen vanaf het begin al, op zowel proces- als op inhoudsniveau van het plan, mee te nemen, plant je al het eerste zaadje. Begin dus meteen, wacht niet af en kondig aan dat jullie gestart zijn met het maken van het nieuwe plan of de nieuwe strategie. Kies woorden en tone of voice die passen bij jullie organisatie en de context.

 

tip 2: een nieuwe plan is een verandering

Gaan jullie een andere koers varen, of is dit de eerste keer dat jullie dit jaarplanningsproces op deze manier aanpakken? Voor jullie en voor jullie mensen is dit een verandering. En veranderingen doen iets met mensen. Veranderingen roepen vragen op. Het kan onzekerheid oproepen en mensen vragen zich af wat dit voor hem/haar gaat betekenen. Wees jezelf hiervan bewust en ben transparant over het proces en wat er komen gaat zodat verwachtingen helder zijn. Zie ook: Elke verandering begint met een goed verhaal.

 

tip 3: kies de juiste kanalen en middelen

Bepaal de kanalen op basis van de verschillende groepen/teams en hoe je hen het beste kunt bereiken. Veelal is intranet een kanaal wat voor alle mensen in een organisatie toegankelijk is. Blijf dit kanaal ook gebruiken voor de volgende communicatiemomenten. Kies een afbeelding en/of titel waaruit meteen duidelijk is waarover het nieuwsbericht gaat, die je bij elk communicatiemoment laat terugkomen. Dit zorgt voor herkenning.

Realiseer je dat intranet een prima kanaal is waarmee je kunt informatie kunt zenden.
Wil je een persoonlijk (verander)verhaal of visie uitdragen, dan is het aan te raden om dit persoonlijk te doen en persoonlijk te maken. Dit kun je doen tijdens een fysieke kwartaalmeeting waarin je alle mensen bij elkaar hebt. Kun je niet alle mensen op die manier bereiken, dan is een videoboodschap een goed alternatief. Nog beter is om de fysieke meeting en de videoboodschap te combineren. De kracht zit immers in de herhaling.

 

 

tip 4: communiceer frequent  

Zodra de aankondiging is gecommuniceerd heb je automatisch een logisch ‘haakje’ voor dit onderwerp om frequent op terug te komen. Die frequentie is een vorm van consistentie en dat geeft houvast en dus vertrouwen aan mensen. Ofwel als mensen merken dat jullie als MT regelmatig communiceren over de voortgang van het jaarplan dan zien jullie mensen dat jullie hier mee bezig zijn en het dus een belangrijk onderwerp vinden. Het effect daarvan is dat jullie mensen triggert en dat ze deze communicatie actiever gaan volgen. Het geeft reuring op de afdelingen, kortom er gebeurd wat!

 

tip 5: vraag om reflectie en haal input op

Om te voorkomen dat het alleen een plan van het MT is en het in de kast beland, is het aan te raden om mensen actief te betrekken bij het maken van het jaarplan. Zo wordt het ook echt jullie plan! Nodig mensen uit alle verschillende teams uit om mee te denken. Laat ze ideeën aandragen over hoe jullie eerder gedeelde visie kan worden vertaald naar een concreet plan. Vraag ook reflectie op de dingen die jullie al hebben verzamelt in jullie plan. In Lean termen noemen we dit catch-ball, ofwel vangbal tussen de verschillende lagen in de organisatie waardoor draagvlak ontstaat voor het plan. Meer hierover: Starten met Lean, hoe doe je dat?

tip 6: stop niet met communiceren 

De tips hierboven zijn vooral gericht op de communicatie tijdens de totstandkoming van het jaarplan. Wellicht een open deur, maar toch, ik zie het nog vaak gebeuren dat communicatie wordt losgelaten en de voortgang op het plan een zogenaamd eigen leven gaat leiden. Het effect is dat wanneer er geen effectieve communicatie is tussen degenen die verantwoordelijk zijn voor het jaarplan en degenen die het moeten uitvoeren, dat er onduidelijkheid ontstaat over wat er van iedereen wordt verwacht. Die miscommunicatie wil je natuurlijk voorkomen. Je overlegstructuur uitlijnen op de prestatiedialoog die je met elkaar wil voeren over het jaarplan is een belangrijke vervolgstap om je jaarplan succesvol te implementeren en zowel in als aan je organisatie te blijven werken. Zie ook: Samen bouwen aan jullie (nieuwe) way of working.

 

meer weten?

Wil jij ook aan de slag met strategie executie en wil jij graag jouw mensen hier actief bij betrekken? Neem dan contact met me op.

Ik heb verschillende teams en organisaties mogen begeleiden bij strategie executie, van het maken van een praktisch plan tot het implementeren en uitvoeren daarvan. Elke vraag is net wat anders. Daarom ga ik graag met je in gesprek om te inventariseren waar jullie behoefte precies ligt. Weten wat ik voor jouw team of organisatie kan betekenen? Neem vrijblijvend contact met me op.

 

 

contact

“Communicatie gaat niet zozeer over zenden en ontvangen maar over begrijpen en verbinden!”

– Ron van der Jagt –

Zinvol vergaderen, hoe doe je dat? [8 tips]

Zinvol vergaderen, hoe doe je dat? [8 tips]

agile, lean, organisatie ontwikkeling, way of working

contact
Herken je dat? Vergaderingen waarin iedereen over alles meepraat, maar niet zegt wat hij of zij echt denkt. Een voorzitter die niet de leiding pakt, de vergadering die keer op keer uitloopt en mensen die onvoorbereid aansluiten omdat het simpelweg moet en het doel van de vergadering niet helder is.

Dit soort vergaderingen zijn een bron van frustratie en chaos op de werkvloer en kost Nederland jaarlijks zo’n 60 miljard euro, bleek uit een eerder onderzoek. Dit bedrag gaat naast de vergaderingen zelf ook over de reistijd en de nodige voorbereidingen. Dit resulteert erin dat we gemiddeld één dag per week kwijt zijn aan vergaderen. Bij veel organisaties, waaronder gemeenten, ligt het aantal vergaderdagen nog een stuk hoger.

Uit onderzoek van MT/Sprout blijkt het volgende:

  • 96% van de mensen slaat wel eens een vergadering over
  • 73% doet regelmatig iets anders tijdens een vergadering
  • 47% vindt het aantal vergaderingen frustrerend
  • 45% ziet vergaderingen als grote tijdsverspilling

Merk jij ook dat er in jouw organisatie veel tijd en geld wordt verspild aan vergaderen? We willen allemaal zo effectief en efficiënt mogelijk vergaderen, toch?

In deze blog neem ik je mee in zinvol vergaderen en ontvang je 8 tips die je kunt toepassen in jouw eigen organisatie zodat vergaderen weer leuk en nuttig wordt én mensen mee willen blijven doen.

tip 1: kijk vooruit

In veel vergaderingen wordt vooral teruggekeken, terwijl het veel waardevoller is om vooruit te kijken. Besteed daarom maximaal 20 procent van het overleg aan terugkijken en 80 procent aan vooruitkijken. Zo voorkom je dat we vooral praten over ieders associaties en dat creëert veelal geen positieve vibe. Leg de focus op wat er komen gaat en wie wat gaat oppakken en welke successen en impact jullie samen willen maken. Maak concrete afspraken over wat jullie gaan opleveren in de vorm van output (ook wel deliverables genoemd). Maak helder hoe deze output eruit moet komen te zien zodat het voor iedereen duidelijk is waar jullie de komende periode aan werken.

tip 2: ga niet teveel informeren

Onderwerpen die gaan over het informeren van mensen kunnen ook prima gedeeld worden via online communicatiemiddelen zoals via posts in MS Teams, het intranet of via mail. Zo voorkom je dat een vergadering bestaat uit alleen maar zenden van informatie. In de praktijk zien we vaak dat de leidinggevende de voorzitter is. Dit is niet altijd de beste keuze. Zie ook tip 6 voor roulerend voorzitterschap.

tip 3: breng het vergaderproces in kaart

Bepaal een structuur en houd je hieraan. Met structuur bedoelen we de manier van vergaderen en de wijze waarop jullie agendapunten verzamelen en acties en of besluiten vastleggen. Bepaal wat voor jullie vergadering het beste werkt. Ervaring leert dat het eigenlijk niet veel uitmaakt welk middel je kiest, het gaat er vooral om dat iedereen zich voorbereid en dat jullie de voorbereiding snel kunnen terugvinden. Stop met notuleren, mocht je dit nog doen. Start met het actie- en besluitenlijst en een verbeterbord. Zorg dat iedereen op tijd is. Het kan helpen om de vergadering niet op het (half) uur te plannen, maar vijf minuten over het (half) uur, zodat iedereen tijd heeft om te wisselen tussen meetings. Dit is zowel bij digitale als fysieke meetings beide aan te raden.

tip 4: bepaal het vergaderritme 

Een andere relevant punt is het bepalen van een passend vergaderritme. Teams waarin op dagelijkse basis afstemming nodig is over bijvoorbeeld de taakverdeling zijn gebaat bij een dagstart. Teams met taken met een langere doorlooptijd kunnen beter uit te voeten met een vergaderritme op weekbasis. Daar waar het gaat over het werken aan jullie jaarplan activiteiten kan een kwartaalritme heel goed passen. Het helpt om dit ritme per jaar in te plannen zodat deze tijd gereserveerd is bij de deelnemers. Plan voor jezelf altijd voorbereidingstijd in, ook wanneer je niet de voorzitter van het overleg bent. Een goede voorbereiding – door alle deelnemers – zorgt voor focus tijdens de vergadering, de gewenste output, tevreden deelnemers en mogelijk ook tijdswinst!

tip 5: zorg voor de juiste deelnemers 

In veel vergaderingen worden onderwerpen besproken die voor de meeste deelnemers niet relevant zijn. Een vergadering die bestaat uit meer dan 10 deelnemers is al snel niet meer effectief. Een te grote groep zorgt dat mensen sneller worden afgeleid en resulteert in een lagere betrokkenheid. Ga op basis van het doel van de vergadering na wie erbij moeten zijn en nodig alleen die mensen uit. Of laat deelnemers op basis van de agenda zelf bepalen welk gedeelte van de vergadering ze bijwonen.

tip 6: introduceer roulerend voorzitterschap

Door elke maand van voorzitter te wisselen komen alle deelnemers een keer aan de beurt. De voorzitter zorgt voor het voorbereiden van de agenda en brengt focus aan in de te bespreken onderwerpen. Veel vergaderingen kunnen een stuk korter wanneer je ervoor zorgt dat alleen de belangrijkste punten worden besproken. Het afwisselen zorgt voor meer effectiviteit van je vergaderingen.

tip 7: creëer een veilige setting 

Kunnen mensen zichzelf zijn in jullie vergadering? Durft iedereen zich uit te spreken? Wordt hetgeen wat zich onder water afspeelt, uitgesproken? Dit is in veel teams helaas niet vanzelfsprekend. Vaak zijn dezelfde mensen aan het woord en laten introverte mensen zich overschaduwen door de extraverte mensen. Een voorwaarde voor succesvolle teams en goede samenwerking is veiligheid. Is veiligheid een thema in jouw team? Maak dit een onderwerp tijdens een teamdag. Zie ook: Hoe maak je een heidag tot een succes? [8 tips].

tip 8: doe een check-in 

De check-in, een moment waarop alle deelnemers bij de start van de vergadering inchecken. Deelnemers stellen zichzelf de vraag: Zijn er belemmeringen die ervoor zorgen dat ik niet met de juiste aandacht de vergadering kan bijwonen, of belemmeringen die ervoor zorgen dat ik mijn werk vandaag of deze week minder goed kan doen? Deelnemers delen tijdens de check-in kort wat relevant is voor collega’s om te weten, zodat het team hier rekening mee kan houden in het verdelen van het werk ofwel het overnemen van taken. Een check-in werkt alleen als deze effectief wordt ingezet en mensen zich vertrouwd voelen om zich uit te spreken als dat nodig is.  

meer weten?

Hulp nodig bij het toepassen van deze tips?

Er zijn veel manieren om deze tips toe te passen op jullie vergaderingen. Ga niet alles tegelijk aanpakken. Het is belangrijk om te kiezen wat goed voelt en bij jullie organisatie past.

Ik heb verschillende teams mogen begeleiden hierbij. Van het effectiever en efficiënter maken van specifieke vergaderingen tot het ontwikkelen en uitrollen van een nieuwe overlegstructuur voor een groot organisatieonderdeel. Een van de doelen hierbij was om de overlegstructuur uit te lijnen op andere organisatieonderdelen en zo op de juiste momenten aan de juiste tafels gesprekspartner te zijn. Lees hier meer over deze case.

Het (her-)inrichten van een vergaderproces is altijd maatwerk. Daarom bespreek ik graag met jullie wat nodig is om jullie vergaderingen weer tot een succes te maken. Neem gerust contact met me op voor meer informatie.

contact
Bronnen:
– De Volkskrant
– MT Sprout

“Maak(t) vergaderingen zinvol!”

– context consultancy –