tip 1: begin meteen met communiceren  

“Kunnen we niet beter wachten met communiceren tot we iets concreets hebben wat we kunnen delen?” Dit is een veelgehoorde vraag ofwel reactie. Het antwoord daarop is: Nee. Door mensen vanaf het begin al, op zowel proces- als op inhoudsniveau van het plan, mee te nemen, plant je al het eerste zaadje. Begin dus meteen, wacht niet af en kondig aan dat jullie gestart zijn met het maken van het nieuwe plan of de nieuwe strategie. Kies woorden en tone of voice die passen bij jullie organisatie en de context.

tip 2: een nieuwe plan is een verandering

Gaan jullie een andere koers varen, of is dit de eerste keer dat jullie dit jaarplanningsproces op deze manier aanpakken? Voor jullie en voor jullie mensen is dit een verandering. En veranderingen doen iets met mensen. Veranderingen roepen vragen op. Het kan onzekerheid oproepen en mensen vragen zich af wat dit voor hem/haar gaat betekenen. Wees jezelf hiervan bewust en ben transparant over het proces en wat er komen gaat zodat verwachtingen helder zijn. Zie ook: Elke verandering begint met een goed verhaal.

tip 3: kies de juiste kanalen en middelen

Bepaal de kanalen op basis van de verschillende groepen/teams en hoe je hen het beste kunt bereiken. Veelal is intranet een kanaal wat voor alle mensen in een organisatie toegankelijk is. Blijf dit kanaal ook gebruiken voor de volgende communicatiemomenten. Kies een afbeelding en/of titel waaruit meteen duidelijk is waarover het nieuwsbericht gaat, die je bij elk communicatiemoment laat terugkomen. Dit zorgt voor herkenning.

Realiseer je dat intranet een prima kanaal is waarmee je kunt informatie kunt zenden.
Wil je een persoonlijk (verander)verhaal of visie uitdragen, dan is het aan te raden om dit persoonlijk te doen en persoonlijk te maken. Dit kun je doen tijdens een fysieke kwartaalmeeting waarin je alle mensen bij elkaar hebt. Kun je niet alle mensen op die manier bereiken, dan is een videoboodschap een goed alternatief. Nog beter is om de fysieke meeting en de videoboodschap te combineren. De kracht zit immers in de herhaling.

tip 4: communiceer frequent  

Zodra de aankondiging is gecommuniceerd heb je automatisch een logisch ‘haakje’ voor dit onderwerp om frequent op terug te komen. Die frequentie is een vorm van consistentie en dat geeft houvast en dus vertrouwen aan mensen. Ofwel als mensen merken dat jullie als MT regelmatig communiceren over de voortgang van het jaarplan dan zien jullie mensen dat jullie hier mee bezig zijn en het dus een belangrijk onderwerp vinden. Het effect daarvan is dat jullie mensen triggert en dat ze deze communicatie actiever gaan volgen. Het geeft reuring op de afdelingen, kortom er gebeurd wat!

tip 5: vraag om reflectie en haal input op

Om te voorkomen dat het alleen een plan van het MT is en het in de kast beland, is het aan te raden om mensen actief te betrekken bij het maken van het jaarplan. Zo wordt het ook echt jullie plan! Nodig mensen uit alle verschillende teams uit om mee te denken. Laat ze ideeën aandragen over hoe jullie eerder gedeelde visie kan worden vertaald naar een concreet plan. Vraag ook reflectie op de dingen die jullie al hebben verzamelt in jullie plan. In Lean termen noemen we dit catch-ball, ofwel vangbal tussen de verschillende lagen in de organisatie waardoor draagvlak ontstaat voor het plan. Meer hierover: Starten met Lean, hoe doe je dat?

tip 6: stop niet met communiceren 

De tips hierboven zijn vooral gericht op de communicatie tijdens de totstandkoming van het jaarplan. Wellicht een open deur, maar toch, ik zie het nog vaak gebeuren dat communicatie wordt losgelaten en de voortgang op het plan een zogenaamd eigen leven gaat leiden. Het effect is dat wanneer er geen effectieve communicatie is tussen degenen die verantwoordelijk zijn voor het jaarplan en degenen die het moeten uitvoeren, dat er onduidelijkheid ontstaat over wat er van iedereen wordt verwacht. Die miscommunicatie wil je natuurlijk voorkomen. Je overlegstructuur uitlijnen op de prestatiedialoog die je met elkaar wil voeren over het jaarplan is een belangrijke vervolgstap om je jaarplan succesvol te implementeren en zowel in als aan je organisatie te blijven werken. Zie ook: Samen bouwen aan jullie (nieuwe) way of working.

meer weten?

Wil jij ook aan de slag met strategie executie en wil jij graag jouw mensen hier actief bij betrekken? Neem dan contact met me op.

Ik heb verschillende teams en organisaties mogen begeleiden bij strategie executie, van het maken van een praktisch plan tot het implementeren en uitvoeren daarvan. Elke vraag is net wat anders. Daarom ga ik graag met je in gesprek om te inventariseren waar jullie behoefte precies ligt. Weten wat ik voor jouw team of organisatie kan betekenen? Neem vrijblijvend contact met me op.