Vergaderingen: ze kunnen je grootste kracht of je grootste valkuil zijn. De sleutel tot effectief vergaderen ligt in het onderscheiden en juist inzetten van verschillende soorten vergaderingen. Een succesvol managementteam (MT) begrijpt dat niet elke vergadering hetzelfde is en dat elk type zijn eigen doel en dynamiek heeft.
In deze blog bespreken we de vier essentiële soorten vergaderingen die elk MT zou moeten houden.
1. wekelijkse vergaderingen
De wekelijkse vergadering draait om synchronisatie binnen het team. Het doel is om alle leden op één lijn te krijgen voor de korte termijn en eventuele obstakels snel te identificeren en aan te pakken. Deze vergaderingen beginnen vaak met een check-in, waar teamleden kort delen hoe het met hen gaat en eventueel goed nieuws melden. Dit bevordert een positieve sfeer en teamdynamiek. Vervolgens worden de prioriteiten voor de week besproken, zodat iedereen weet waar de focus ligt. Obstakels die het werk kunnen vertragen, worden benoemd, en er wordt gekeken welke hulp nodig is om deze belemmeringen weg te nemen.
Het is belangrijk dat deze vergadering altijd doorgaat en dat iedereen goed voorbereid is. De focus ligt strikt op de kwartaaldoelen en discussies worden vermeden om de efficiëntie te waarborgen. Een handig hulpmiddel hierbij is het weekstart bord, dat visueel weergeeft wat de belangrijkste aandachtspunten zijn. De duur van deze vergaderingen is meestal 30 tot 45 minuten, kort genoeg om de vaart erin te houden maar lang genoeg om belangrijke zaken te bespreken.
2. maandelijkse vergaderingen
De maandelijkse vergaderingen zijn bedoeld voor diepgaande discussies over specifieke onderwerpen en het bijhouden van de voortgang op belangrijke KPI’s. Deze sessies geven ruimte voor reflectie en strategisch denken, iets wat in de drukte van de week vaak niet aan bod komt. Tijdens deze vergaderingen worden meestal een of twee onderwerpen uitgebreid besproken. Deze onderwerpen zijn van tevoren bekend, zodat de betrokken MT-leden zich goed kunnen voorbereiden.
Het is de bedoeling dat één of twee MT-leden deze onderwerpen voorbereiden en presenteren, wat zorgt voor een gestructureerde en informatieve discussie. Hulpmiddelen zoals praatplaten per thema en een stuurset met KPI’s helpen hierbij om de informatie duidelijk te visualiseren en te analyseren. De duur van deze vergaderingen ligt tussen de 1,5 en 2 uur, voldoende tijd om diep in de materie te duiken zonder de aandachtsspanne te overschrijden.
3. kwartaal vergaderingen
Kwartaalvergaderingen zijn gericht op het beoordelen van de voortgang van de belangrijkste prioriteiten en het bepalen van de focus voor het komende kwartaal. Deze vergaderingen beginnen vaak met een terugblik op het afgelopen kwartaal: welke doelen zijn behaald, welke uitdagingen kwamen we tegen en wat kunnen we hiervan leren? Vervolgens worden de prioriteiten voor het komende kwartaal vastgesteld, zodat iedereen weet waar de focus op ligt.
Het is cruciaal dat deze vergaderingen altijd doorgaan en dat elk MT-lid zijn of haar prioriteiten heeft bijgewerkt in de relevante hulpmiddelen. Iedereen moet goed voorbereid zijn en constructieve conflicten worden aangemoedigd om tot de beste besluiten te komen. Dashboarden voor verbeterprioriteiten en praatplaten helpen om de discussie te sturen en te ondersteunen met visuele gegevens. Deze vergaderingen duren doorgaans 2 tot 3 uur, wat voldoende tijd biedt voor een grondige evaluatie en planning.
4. jaarlijkse vergaderingen
De jaarlijkse vergaderingen dienen om de strategische koers van de organisatie te herijken en de langetermijnprioriteiten vast te stellen. Deze vergaderingen hebben vaak de vorm van strategiedagen, waarbij het MT een tot anderhalve dag samenkomt, weg van het kantoor, om in alle rust te kunnen nadenken en plannen.
Tijdens deze sessies wordt het koersplan herijkt, worden de missie en visie opnieuw bekeken, en worden in- en externe analyses besproken. Het is ook een moment voor teambuilding, wat de cohesie en samenwerking binnen het MT versterkt. De voorbereiding voor deze dagen wordt gedaan door twee MT-leden die de agenda opstellen en de benodigde informatie uitsturen, zodat iedereen goed voorbereid aan de dag begint. Deze strategiedagen zijn essentieel voor het lange termijn succes van de organisatie en bieden een waardevolle gelegenheid om de band binnen het team te versterken.
Benieuwd hoe je een heidag tot een succes maakt? Je leest 8 tips in onze blog: Hoe maak je een heidag tot een succes?
de juiste vergadering op het juiste moment
Effectief vergaderen is een van de grootste troeven van een organisatie. Door de juiste soort vergadering op het juiste moment te houden, kan je managementteam efficiënter en effectiever werken. Of het nu gaat om wekelijkse synchronisatie, maandelijkse diepgaande discussies, kwartaalstrategieën of jaarlijkse herijking, elk type vergadering speelt een cruciale rol in het succes van je organisatie. Neem je vergadercultuur onder de loep en zorg ervoor dat je de juiste vergaderingen hebt om je doelen te bereiken.
Hoeveel typen vergaderingen heb jij met je MT? Het is tijd om te evalueren en te verbeteren voor een efficiëntere en effectievere samenwerking.
meer weten?
Effectief vergaderen kan de productiviteit en samenwerking binnen een bedrijf aanzienlijk verbeteren. Door elk type vergadering zijn eigen doel en regels te geven, zorg je ervoor dat vergaderingen bijdragen aan de strategische en operationele doelen van de organisatie. Neem je vergadercultuur onder de loep en zorg ervoor dat je de juiste vergaderingen op het juiste moment hebt.
Hoe organiseer jij je vergaderingen binnen jouw MT? Misschien is dit hét moment om jullie vergaderingen samen te evalueren en te bekijken wat er beter kan om zo een efficiëntere en effectievere samenwerking te realiseren. Benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem vrijblijvend contact met ons op.
